Outlook innehåller Snabba Steg funktion som låter dig använda flera åtgärder för att ett meddelande med ett enda klick. Outlook innehåller flera förvalda Snabba Steg, men du kan också skapa dina egna (och ta bort den förvalda om du inte behöver dem). Om du regelbundet utför samma åtgärder, att skapa ett Snabbt Steg och tilldela den ett kortkommando kan spara dig en hel del tid. Här är hur de fungerar.
Standard QuickSteps
Du kan hitta Snabba Steg på “Hem” – fliken i Outlook. När du först startar, kommer du se standard Snabba Steg dit. Du kan klicka på någon av dem att tillämpa ingår åtgärder för att ett valt meddelande.
Standard snabba steg är:
- Flytta till ?: Öppnar ett fönster där du kan välja en mapp som du vill flytta meddelandet.
- Till Chef: Skapar en överlämnat kopia av det markerade brevet med din chef adress i det.
- Team E-post: Skapar en tom budskap riktar sig till medlemmar i ditt team. (Om din e-post hanteras av din arbetsgivare för att sedan beroende på hur Exchange-administratörer har konfigurerat ditt e-postkonto i Outlook kanske redan vet vem som är din chef och medarbetare. Om inte, måste du fylla i dessa första gången du använder dessa snabba steg.)
- Gjort: Markerar meddelandet som läst och klar, och sedan skickar det till en viss mapp. Första gången du använder denna, du ‘ ll måste ange den mapp, men från och med då på att Outlook ska komma ihåg dina val och skicka den till mappen varje gång du använder Quick Step.
- Replay & ta Bort: Öppnar ett svar på det markerade brevet och sedan tar bort det markerade meddelandet när du skickar svar.
Outlook visar bara Snabba Steg som är tillgängliga. Om du inte har fått ett meddelande som valts, till exempel, då är det bara de “Team E-post” Snabba Steg visas eftersom den andra standarder arbete på ett befintligt meddelande.
Hur man Skapar ett Snabbt Steg
För att lägga till en ny Quick Step, klicka på “Skapa Nytt” i den Snabba Steg box.
Detta öppnar upp ett nytt fönster där du kan namnge dina snabba steg och välja de åtgärder som du vill att det ska utföra.
När du klickar på “Välj en Åtgärd som” drop-down-menyn, får du en lista över möjliga åtgärder, som var och en kan ge dig ytterligare alternativ att välja.
Vi kommer att lägga till två åtgärder: en för att flytta meddelandet till en mapp och en för att markera det som läst.
Välj “Flytta till mapp” åtgärder och välja den mapp som du vill att meddelanden flyttas.
Nästa, klicka på “Add Action” för att lägga till en andra åtgärd.
Välj “Markera som läst” från drop-down menyn.
Alternativt kan du välja en av de inbyggda kortkommandon och lägga till lite text som ska visas när du håller muspekaren över den Snabba Steg med din pekare (en kort beskrivning påminna er för de åtgärder som Snabba Steg tar är bra).
Klicka på “Finish” och din nya Snabba Steg kommer att visas i den Snabba Steg fält i Outlook. Om du för muspekaren över den Snabba Steg, kommer du att se det kortkommando som du har valt och något tooltip text som du har angett.
Allt du behöver göra är att välja dina meddelanden och klicka på den nya QuickStep (eller tryck kortkommando combo) att tillämpa sina handlingar.
Hur Redigerar eller tar Bort en QuickStep
Om du vill redigera eller ta bort ett Snabbt Steg, klicka på den lilla pilen längst ner till höger på den Snabba Steg grupp i Menyfliksområdet.
Detta öppnar dialogrutan “Hantera Snabba Steg” – fönstret.
Här har du möjlighet att redigera, duplicera (som skapar en exakt kopia av den valda Snabba Steg om du vill ha en liknande men med en liten variant), eller ta bort ett Snabbt Steg.
Du kan också ändra i vilken ordning dina Snabba Steg visas på Band eller skapa en ny Quick Step.
Slutligen, finns alternativet “Återställ till Standardvärden.”
Att välja “Återställ inställningar” alternativet tar du bort några Snabba Steg som du har skapat och återskapar någon standard Snabba Steg som du kan ha bort. Det tar också bort eventuella ändringar som du har gjort till standard Snabba Steg. Eftersom du inte kan ångra den här åtgärden visas en varning. Klicka på “Ja” för att göra reset hända.
Du kan även kringgå “Hantera Snabba Steg” – fönstret för enskilda Quick Step åtgärder genom att högerklicka på ett snabbt steg i menyfliksområdet. Detta tar upp en snabbmeny där du kan redigera, duplicera eller radera den Snabba Steg.
Och det är Snabba Steg. Vi har inte gått igenom alla möjliga åtgärder du kan lägga till ett Snabbt Steg eftersom det finns massor av dem och det är en ganska intuitivt gränssnitt när du vet hur det fungerar. Om du vill göra din Outlook erfarenhet effektivare och mindre tidskrävande, Snabba Steg är ett bra ställe att börja.