Postlåda Sanering i Outlook är en uppsättning verktyg för att bli av med skräp från ditt e-postkonto. Du kan använda den för att se över storleken på ditt e-postkonto, rensa ut objekt automatiskt efter storlek och datum, och utföra några andra funktioner. Låt oss gå igenom dem och ta en titt.
RELATERAT: Diskrensning Ska Bort i Windows-10 och Vi Saknar Det Redan
Först måste du öppna verktyget. Bege dig till Arkiv > Verktyg och klicka på Brevlådan Sanering.
Det finns vissa verktyg som finns tillgängliga, och vi ska börja med att titta på mängden data i din brevlåda.
Granska Storleken på Din e-Postlåda
Din Outlook-postlåda består av mappar—Inkorgen, Skickat, Arkiv, och så vidare—och veta storleken på de mappar som hjälper dig att se var alla dina e-postmeddelanden. För att ta reda på, klicka på “Visa Storleken på Postlådan.”
Detta öppnar upp Mappen Storlek fönster, som visar storleken för varje mapp. Som standard öppnas upp i den Lokala fliken Data. Lokala data är data som är lagrade på din dator i din .pst och.ost-filer.
RELATERAT: Var Är Min Outlook PST-Data-Filer, och Hur Kan jag Flytta Dem någon Annanstans?
Kolumnerna visar mappens namn, storlek och totala storleken (vilket är den storlek inklusive alla undermappar). Den bästa delen av denna uppfattning är att den visar dig mappar som du kanske inte brukar tänka på, som den kalender. Om du har flera år av möten och möten önskemål, du kan enkelt få en anständig del av kilobyte i den kalender som du kan städa upp genom att ta bort gamla händelser.
Om du vill se storleken på de mappar på den e-postserver, klicka på “Server Data” – fliken. Första gången du öppnar den här fliken kan det ta en liten stund för uppgifter att fylla. Detta beror på att Outlook är att kontakta Exchange-servern, fråga efter uppgifter om dina filer (som beräknas i farten), och sedan ladda ner och visa resultaten.
Varje efterföljande gång du öppnar fliken möjligheten att hämta fram data kommer att vara mycket snabbare, eftersom Utbytet endast har att utföra en skillnad analys och de flesta mappar ändra inte storlek så mycket. När fliken är laddad, kommer du att se den mappen storlekar på Exchange-servern. Detta får inte vara samma som storleken på fliken Lokala Data eftersom Outlook inte nödvändigtvis hämta alla meddelanden till din dator.
Till exempel, på min Lokala fliken Data den Totala Storleken på mappen Arkiv är 116805 kb, men på Servern fliken Data, Total Storlek är 363399 kb—en skillnad på 246594 kb (265 MB). Det är en hel del e-post som inte syns i den lokala data. Vad är det som händer?
Som standard i Outlook bara håller en viss mängd av e-post på din lokala klient för att se till att din e-post inte tar upp för mycket utrymme. På datorer som har en hårddisk som är större än 64gb (vilket är de flesta av dem numera), Outlook kommer bara att hålla e-post från det sista året på din dator. Äldre post sparas på servern för e-post, och du kan få åtkomst till dem. Du kan ladda ner den äldre post, och ändra det förvalda om du vill. Tänk på att du kan ändra standardinställningen så att det hämtar mindre post också, så om du kämpar för utrymme, du kanske vill ändra standard från 1 år till 6 månader (eller mindre).
(Obs: Detta påverkar endast konton som använder ett Microsoft Exchange-server, som Hotmail, live.com, O365, och vissa företags konton. Om du använder Outlook för att hämta e-post från andra leverantörer som Google eller Yahoo denna inställning ignoreras och all e-post hämtas.)
Nu när du vet hur mycket data som dina mappar innehåller, kan du prioritera vilka du städa upp.
Söka efter Gamla eller Stora Post
Om du har fått e-post i massor av olika mappar, som du kan söka i hela din postlåda för äldre eller större post.
Detta är mycket användbart om du vill hitta en e-post med stora bifogade filer som du kan antingen ta bort eller flytta från Outlook till en hårddisk eller molntjänst. Som ett exempel, om du vill hitta all e-post över 5 MB, du kunde sv ändra “för att Hitta poster som är större än” – fältet till 5000 kb och klicka sedan på “Sök” – knappen.
Standard Outlook search panelen kommer tillbaka med en lista av e-post som är minst 5 MB.
Dessa resultat endast returnerar e-post, men du kan ändra den “Ser” – fältet för att en viss typ av fil om du vill kasta ett bredare nät.
Från sökresultatet kan du öppna e-postmeddelanden och ta bort dem eller ta bort bilagor. Glöm inte att spara de bifogade filerna innan du tar bort eller ta bort dem om du behöver för att spara dem.
Sparka igång en Arkivera automatiskt
Du kan arkivera automatiskt ställa in parametrar för varje individuell mapp i Outlook, något som vi har täckt innan som en del av en bredare se till att hålla Outlook körs smidigt. Om du har ställt upp för arkivera automatiskt regler, kan du sparka dem i Brevlådan Diskrensning genom att klicka på “Arkivera” – knappen.
Denna process gungor igenom alla mappar i Outlook och gäller alla auto-arkiv regler som du har satt upp. Om du inte har angett någon upp så du kan vara orolig för att slå på denna knapp av misstag, men oroa dig inte—standard för arkivera automatiskt regel är att inte göra något.
Visa och Töm Borttaget
Om du gillar att “mjuka bort” din e-post genom att flytta dem till mappen med Borttagna Objekt och du sällan tom det här alternativet är för dig.
Obs: Vissa människor gillar att använda sin mapp med Borttagna Objekt som ett slags arkiv, kasta saker i det och aldrig tömma mappen. Detta är inte en bra idé, eftersom det finns massor av sätt som du kan tömma mappen med Borttagna Objekt för lätt. Istället, om du behöver för att hålla ett budskap, att inrätta ett arkiv!
Klicka på “Visa Borttagna Objekt Storlek” för att se hur mycket utrymme dina borttagna objekt tar upp, ta sedan ett djupt andetag och klicka på “Tomma”.
Detta kommer att ta bort alla objekt från mappen Borttaget. Om det skrämmer dig sedan med alla medel ta en stund att flytta någon viktig post i din Arkivet första, men du borde verkligen tömma mappen med borttagna objekt regelbundet och inte använda det som ett arkiv.
RELATERAT: Hur Automatiskt Tömmer Borttaget-Mappen När du Avslutar Outlook
Visa och ta Bort Konflikten Post
Det sista alternativet i Brevlådan Clean är att ta bort konflikten meddelanden. Dessa är e-post som Outlook tycker konflikt med en befintlig e-post eftersom de har samma information i sidhuvudet. Normalt är detta på grund av tillfälliga synkronisering problem med Exchange-servern, och du bör kunna ta bort dessa mail utan problem. För att se om du har fått någon e-post i Konflikten mapp, klicka på”Visa Konflikter Storlek” knappen för att se en filtrerad version av den Mapp Storlekar fönster.
Om det finns några e-postmeddelanden där, nära den Folder Size-fönstret och klicka sedan på “Radera” – knappen i Rensning av Postlåda i fönstret.
Det är Rensning av Postlåda verktyg. Det är inte särskilt spännande, men den är effektiv och användbar.