Come Utilizzare Pulitura delle Cassette postali per eliminare le Cartelle di Outlook di Rifiuti

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Pulitura delle cassette postali di Outlook è un insieme di strumenti progettati per sbarazzarsi di spazzatura dalla vostra cassetta postale. Si può utilizzare per esaminare la dimensione della cassetta postale, pulire automaticamente gli elementi in base alla dimensione e data, ed effettuare un paio di altre funzioni. Consente di passare attraverso di loro e dare un’occhiata.

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Innanzitutto, è necessario aprire lo strumento. Testa a File > Strumenti e fare clic su Pulitura delle Cassette postali.

Ci sono alcuni strumenti disponibili, e potremo iniziare a guardare la quantità di dati nella vostra cassetta postale.

Esaminare la Dimensione della cassetta Postale

La vostra cassetta postale di Outlook è fatta di cartelle di posta in Arrivo, posta Inviata, Archivio, e così via—e di conoscere la dimensione delle cartelle consente di vedere dove tutti i vostri messaggi di posta elettronica. Per scoprire, fare clic su “Vista la Dimensione della cassetta Postale.”

Questo apre la Cartella Dimensione della finestra, che mostra la dimensione di ogni cartella. Per impostazione predefinita, che si apre nella scheda di Dati Locali. Dati locali sono i dati che vengono memorizzati sul vostro computer .pst e.i file ost.

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Le colonne mostrano il nome, la dimensione e la dimensione totale (che è la dimensione comprese le eventuali sotto-cartelle). La parte migliore di questo è che vi mostra le cartelle che si potrebbe normalmente non considerare, come il calendario. Se hai diversi anni di appuntamenti e riunioni richieste, si potrebbe facilmente avere un pezzo decente di kilobyte nel calendario che si può pulire con l’eliminazione di vecchi eventi.

Se vuoi vedere la dimensione delle cartelle sul server di posta, fare clic su “Server” Dati di tab. La prima volta che si apre questa scheda, si potrebbe prendere un po ‘ di tempo per i dati per popolare. Questo è perché Outlook è il contatto con il server di Exchange, chiedendo i dati presenti nel file (che viene calcolato sul fly), e quindi il download e la visualizzazione dei risultati.

Ogni volta che in seguito si apre la scheda, il recupero dei dati sarà molto più veloce, dal momento che solo Scambio eseguire un’analisi della differenza e la maggior parte delle cartelle non cambia di dimensione molto. Una volta che la scheda viene caricata, potrete vedere le dimensioni delle cartelle sul server di Exchange. Questo potrebbe non essere lo stesso come la dimensione della scheda di Dati Locali perché Outlook non necessariamente scaricare tutti i messaggi al computer.

Per esempio, sulla mia scheda di Dati Locali la Dimensione Totale della cartella di Archiviazione è 116805 kb, ma sul Server scheda Dati, la Dimensione Totale è di 363399 kb—a differenza di 246594 kb (265 MB). Che è un sacco di mail non visibile in locale dei dati. Che cosa sta succedendo?

Per impostazione predefinita, Outlook mantiene solo una certa quantità di mail sul client locale per assicurarsi che la vostra e-mail non occupano troppo spazio. Sul computer con un disco rigido più grande di 64 gb (che è la maggior parte di loro oggi), verrà solo conservare i messaggi dell’anno scorso sul tuo computer. Mail vecchie sono conservati sui server di posta elettronica, ed è possibile accedervi. È possibile scaricare le mail vecchie, e modificare questa impostazione predefinita se si desidera. Tenete a mente che si può modificare l’impostazione predefinita in modo che scarica meno mail, così se sei in lotta per lo spazio, si potrebbe desiderare di modificare l’impostazione predefinita da 1 anno a 6 mesi (o meno).

(Nota: Questo riguarda solo gli account che utilizzano Microsoft Exchange server, come Hotmail, live.com, O365, e alcuni conti aziendali. Se si utilizza Outlook per scaricare la posta di altri provider come Google o Yahoo, questa impostazione viene ignorata e tutta la posta viene scaricata.)

Ora che sapete come la quantità di dati che le cartelle contengono, è possibile assegnare una priorità quali la pulizia.

La ricerca di Vecchi o di Posta di Grandi dimensioni

Se c’è posta per te in un sacco di diverse cartelle, è possibile eseguire la ricerca in tutta la cassetta postale per i più anziani o più mail.

Questo è molto utile se si desidera trovare, e-mail con allegati di grandi dimensioni che è possibile eliminare o spostare da Outlook a un disco rigido o un servizio cloud. Ad esempio, se si desidera trovare tutte le mail più di 5 MB, si potrebbe it cambia il “Trovare gli oggetti più grandi” campo a 5000 kb e quindi fare clic sul pulsante “cerca”.

Standard di Outlook pannello di ricerca torna con un elenco di e-mail che sono almeno 5 MB.

Questi risultati solo ritorno-mail, ma è possibile cambiare il “Look” di campo di un determinato tipo di file, se si desidera eseguire il cast di una rete più grande.

Dai risultati della ricerca, è possibile aprire ogni e-mail e cancellare o rimuovere gli allegati. Non dimenticare di salvare gli allegati prima l’eliminazione o la rimozione di loro, se avete bisogno di risparmiare.

Calci fuori un’Archiviazione automatica

È possibile impostare l’archiviazione automatica dei parametri per ogni singola cartella in Outlook, qualcosa abbiamo coperto la prima parte di un complesso di guardare a mantenere Outlook in esecuzione senza problemi. Se hai impostato l’archiviazione automatica di regole, si può dare loro la Pulitura delle Cassette postali cliccando su “Archiviazione automatica” pulsante.

Questo processo altalene attraverso tutte le cartelle di Outlook e si applica a qualsiasi archiviazione automatica di regole che hai impostato. Se non è stato impostato alcun allora si potrebbe essere preoccupati per colpire questo pulsante per caso, ma non preoccupatevi, l’archiviazione automatica per impostazione predefinita regola è di non fare nulla.

Vista e Svuotare la posta Eliminata

Se ti piace “soft delete” per cancellare la tua mail dal loro spostamento nella cartella posta Eliminata e raramente si svuota, questa opzione è per voi.

Nota: Alcune persone piace usare la cartella posta Eliminata, come una sorta di archivio, gettando le cose lì e mai svuotare la cartella. Questa non è una buona idea, perché ci sono un sacco di modi per svuotare la cartella posta Eliminata troppo facilmente. Invece, se hai bisogno di mantenere un messaggio, impostare un archivio!

Fare clic su “Visualizza Elementi Eliminati Dimensioni” per vedere quanto spazio gli elementi eliminati vengono a prendere, poi prendere un respiro profondo e fare clic su “Vuota”.

Questo permetterà di eliminare tutti gli elementi dalla cartella posta Eliminata. Se che si spaventa con tutti i mezzi prendere un momento per spostare i messaggi importanti nel vostro Archivio, ma in realtà si dovrebbe svuotare la posta eliminata regolarmente e non usarlo come archivio.

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Visualizzare ed Eliminare i Conflitti Mail

Il finale opzione di Pulitura delle Cassette postali è quello di eliminare i messaggi di conflitto. Questi sono messaggi di posta elettronica in Outlook pensa in conflitto con un’email esistente, perché hanno le stesse informazioni di intestazione. Normalmente questo è a causa di temporanei problemi di sincronizzazione con il server Exchange, e si dovrebbe essere in grado di eliminare queste e-mail senza un problema. Per vedere se hai qualche e-mail nel Conflitto cartella, fare clic su”Visualizza Conflitti Dimensione” pulsante per visualizzare una versione filtrata della Cartella Dimensioni della finestra.

Se ci sono delle e-mail non c’, chiudere la Cartella Dimensione della finestra e quindi fare clic sul pulsante “Elimina” nella finestra di riordino cassetta Postale.

La Pulitura delle Cassette postali strumento. Non è particolarmente appariscente, ma è efficace e utile.