Du kanske tror att Outlook visar alla din e-post (efter alla, varför skulle inte det) men som standard Outlook-klienten bara håller det senaste året i e-post på din dator. Alla dina e fortfarande finns på Microsoft Exchange server, men det syns inte på Outlook. Här är varför Microsoft sätter denna standard och hur man kan ändra det om du vill.
Observera: följande information gäller alla versioner av Outlook från 2013-2019, inklusive Outlook 365. Det är också gäller endast om du ansluter till en Microsoft Exchange-server, och det innefattar om du ansluter till Hotmail eller Outlook.com. Om du ansluter till en annan tjänst, som Gmail eller en personlig e-post-server kan du konfigurera dessa alternativ, men Outlook kommer att ignorera dem.
Varför inte Outlook Visar Alla mina Mail?
När du installerar Microsoft Office, den kontrollerar din disk storlek för att se till att du har tillräckligt med utrymme för att installera alla program. Det använder också att kontrollera att ange en parameter i Outlook som avgör hur mycket e-post kommer att laddas ner till din lokala maskinen, baserat på följande disk storlekar:
- Mindre än eller lika med 32 GB: Outlook behåller en månad av e-post på ditt system.
- Mellan 32 och 64 GB (inte inkluderande): Outlook behåller tre månader av e-post.
- Större än eller lika med 64 GB: Outlook behåller 12 månader av e-post.
Microsoft gör detta eftersom e-post som tar upp plats på din hårddisk, och om du har bara fått en liten hårddisk, du förmodligen inte vill ha mycket av det som tas upp med ett par stora filer mailade någon dig för två år sedan. Outlook fortfarande hämtar alla dina avtalade tider i kalendern, kontakter, uppgifter, och allt annat. Denna gräns endast påverkar din e-post (och i din RSS-feeds).
Om ditt e-postkonto använder en Microsoft Exchange-server (som Hotmail, Microsoft Live, O365, eller en hel del av företagets e-postsystem), då denna parameter kommer att avgöra hur mycket e-post hämtas till din dator. Om du använder en annan e-postleverantör, som Google eller Yahoo, Outlook ignorerar denna parameter och hämtar allt i din e-post.
Var är Min Post och Hur får jag Tillgång till Det?
De goda nyheterna är att din post har inte gått någonstans, det är fortfarande på din e-postserver. (Om du inte är säker på vad en e-postserver är det korta svaret är att det är en kraftfull dator med stor hårddisk på vilken din e-tjänsteleverantör som lagrar all din e-post. Vi har skrivit ett längre svar, som är värt att läsa.) Du kan komma åt din e-post när som helst (så länge du har tillgång till internet), antingen via Outlook eller, beroende på din version av Outlook, via ett webbgränssnitt.
För att se din e-post i Outlook, bläddrar du ner till botten av mappen. Om det finns fler e-post på e-postservern, kommer du att se ett meddelande så att du vet.
Hit “Klicka här för att se mer om Microsoft Exchange,” och Outlook kommer att hämta resten dina e-postmeddelanden till din dator. Se till att du har tillräckligt med diskutrymme för att hämta dem alla!
RELATERAT: 7 Sätt Att frigöra Utrymme på Hårddisken i Windows
Om du har Office 365 kan du även tillgång till din e-post via Outlook web app. Eftersom web-app är i grunden bara ett fönster i en Exchange-Server, det kommer att visa dig alla dina e-postmeddelanden. Om du använder Outlook på jobbet, DET stöd människor ska kunna hjälpa dig att få åtkomst till Outlook web app. Om du är hemma, chef över till Office.com och logga in där. Du kan komma åt Outlook—och alla andra web apps som du har tillgång till när du är inloggad.
Kan jag Ändra det Förvalda Värdet?
Ja, du kan. I Outlook, gå till Arkiv > kontoinställningar och välj sedan “kontoinställningar” från drop-down menyn.
I kontoinställningar i fönstret, välj det konto för vilket du vill ändra standard (du har säkert bara fått ett konto) och klicka sedan på “Ändra” – knappen.
I rutan Ändra Konto fönstret som öppnas ser du att “Använda Cachelagrat Exchange-Läge” är aktiverat. Du måste lämna detta aktiverat, annars ingen e-post kommer att laddas ner till din dator. Flytta på “Post att hålla offline” skjutreglaget till den period du vill ha.
Alternativen är:
- Tre dagar
- En vecka
- Tre veckor
- En månad
- Tre månader
- Sex månader
- Ett år
- Två år
- Fem år
- Alla
Observera: tre dagar, en vecka, två veckor alternativ är inte tillgängliga i Office 2013, men de är i senare versioner.
Välj “Alla” om du vill att Outlook ska ladda ner alla dina e-post till din dator eller för att välja det värde som fungerar för dig. (Om du inte kan ändra reglaget sedan din administratör kan ha angett detta värde medvetet och stoppade dig från att ändra det.)
När du har gjort ditt val klickar du på “Nästa” och Outlook varnar dig om att det måste starta om.
Klicka på “OK” stäng fönstret kontoinställningar och sedan starta om Outlook. Beroende på mängden e-post som det har att hämta, Outlook kan ta en liten stund för att uppdatera varje mapp. Du kommer att se ett meddelande längst ner på Outlook så att det hämtar e-post i varje mapp.
Och det är det; du är klar. Outlook kommer nu att ladda ner alla dina e-post (eller hur mycket som du har valt) från och med nu.