Det är tillräckligt vanligt för att dela din kalender i Outlook, och i många företag, alla Outlook-kalendrar är synlig för hela office som standard. Men du kan ge någon en mycket högre grad av insyn och kontroll genom att delegera ditt konto så att de kan skapa och svara på möten och e-post för dig. Låt oss se hur det fungerar.
Att delegera din brevlåda till någon, klicka på Arkiv > kontoinställningar och klicka sedan på “Delegera Access” – kommandot.
Detta öppnar Delegater fönster, som kommer att vara tom första gången du öppnar det. Klicka på “Lägg till” knappen för att ställa upp ett ombud.
Detta öppnar upp för den Globala adresslistan (lista över alla de personer i företaget), så att du kan välja en delegat. (Du kan inte delegera ditt konto till någon utanför din e-domänen, vilket innebär att om din e-postadress är jane@mycompany.com du kan bara delegera din brevlåda till någon med en e-postadress som slutar på “@mycompany.com.”)
Välj den person som du är delegerande och klicka sedan på “OK” för att öppna upp Delegera Behörigheter.
Standardbehörigheterna ge ombudet Redaktör rättigheter till din Kalender och uppgiftslista, men inte ger dem tillgång till din Inkorg, Kontakter eller Anteckningar. Du kan dock ändra standardinställning för någon av dessa kategorier. Alternativen är:
- Ingen: ombudet har åtkomst till.
- Recensent: ombudet kan läsa artiklar, men inte redigera dem.
- Författare: ombudet kan läsa och skapa objekt, till och ändra och ta bort objekt som de skapar (till exempel mötesförfrågningar eller uppgifter).
- Redaktör: ombudet kan göra allt som en Författare kan göra och också kan ändra och ta bort objekt som du har skapat.
Om du bara vill att ditt ombud för att hantera dina kalendrar och uppgifter, som kan hänföras till andra människor), då de standardbehörigheter som kommer att fungera bra. “Ombudet får kopior på de mötesrelaterade meddelanden som skickats till mig” är påslagen, så att ombudet inte behöver tillgång till din inkorg. Mötesförfrågningar och svar som skickas till dem automatiskt när denna slås på.
Ditt ombud kommer inte att se några möten eller möten som du har skapat och som är märkta som privata, de kommer bara se att det är en privat anställning. Om du vill ha dem för att se (och redigera) din privata möten, slå på “Ombud kan se mina privata objekt”.
Slutligen, det är oftast en bra idé att slå på “skicka Automatiskt ett meddelande till ombudet att sammanfatta dessa behörigheter” – alternativ, så att delegera vet att de har fått tillåtelse att komma åt din postlåda.
Klicka på OK för att återgå till Deltagare i panelen. De tre alternativen på botten som var grått innan du lade till ett ombud finns nu tillgängliga.
Alternativet standard—mötes-och förfrågningar skickas till din delegater, och en kopia skickas till dig för referens—fungerar för de flesta människor, men kan ändras till något av de andra alternativen om du vill.
När du klickar på “OK” för att ditt ombud ska läggas till. De kan nu lägga till din brevlåda till sina Outlook-profil och komma åt vad du har låtit dem tillgång.