Het komt vaak genoeg voor het delen van je agenda in Outlook, en in vele bedrijven, alle Outlook-agenda ‘ s zichtbaar zijn voor de hele office-standaard. Maar je kan iemand op een veel hoger niveau van inzicht in en de controle door het delegeren van uw account, zodat ze kunnen maken en beantwoorden, vergaderingen en e-mails. Laten we eens kijken hoe het werkt.
Delegeren van uw mailbox aan iemand, klikt u op Bestand > Account Instellingen en klik vervolgens op de “Gemachtigde Toegang” commando.
Dit opent de Afgevaardigden venster, die zal worden leeg is de eerste keer dat u het opent. Klik op de “Add” knop om een gemachtigde.
Dit opent de Globale Adres Lijst (de lijst van alle mensen in uw bedrijf), zodat u kunt kiezen voor een gemachtigde. (U kunt niet delegeren uw account om iemand van buiten uw domein e-mail, wat betekent dat als uw e-mail adres is jane@mycompany.com u kunt alleen afgevaardigde uw mailbox naar iemand met een e-mailadres dat eindigt op “@mycompany.com.”)
Selecteer de persoon aan wie je delegeert en klik vervolgens op “OK” open te stellen de Machtigingen voor Gemachtigden.
De standaard rechten geven de gemachtigde Editor rechten met betrekking tot uw Agenda en takenlijst, maar laat ze niet elke toegang tot uw Postvak in, Contactpersonen of Notities. Echter, u kunt de standaardinstelling wijzigen van toestemming voor elk van deze categorieën. De opties zijn:
- Geen: De gemachtigde geen toegang heeft.
- Reviewer: De gemachtigde kan items lezen, maar niet om ze te bewerken.
- Auteur: De gemachtigde kan het lezen en maken van items, wijzigen en verwijderen van items die ze maken (zoals vergader-verzoeken en / of taken).
- Editor: De gemachtigde kan alles doen wat een Auteur kan doen en kan ook wijzigen en de items verwijderen die u hebt gemaakt.
Als je gewoon wilt uw gemachtigde voor het beheren van uw agenda en taken, die kunnen worden toegewezen aan andere mensen), dan is de standaard rechten zal prima werken. De “Gemachtigde ontvangt kopie van de met betrekking tot de vergadering aan mij verzonden berichten” optie is ingeschakeld, zodat de gemachtigde geen toegang nodig tot uw postvak in. Vergaderverzoeken en antwoorden aan hen verstuurd automatisch wanneer dit is ingeschakeld.
De gemachtigde niet zien vergaderingen of afspraken die u heeft gemaakt en die zijn gemarkeerd als privé; ze zullen gewoon zien dat er een privé-afspraak. Als je wilt dat ze om te zien (en te bewerken) uw privé-afspraken, de schakelaar op de “Gemachtigde kan de privé-items bekijken” optie.
Eindelijk, het is meestal een goed idee om over te schakelen op de “Automatisch een bericht verzenden aan gemachtigde met samenvatting van deze machtigingen” optie, zodat de gemachtigde kent ze hebben de toestemming om toegang te krijgen tot uw mailbox.
Klik op OK om terug te keren naar de Afgevaardigden paneel. De drie opties aan de onderkant die zijn grijs weergegeven voordat u een gemachtigde zijn nu beschikbaar.
De standaard optie—vergader-verzoeken worden verzonden naar de deelnemers, en een kopie is verzonden naar u voor het referentie—werkt voor de meeste mensen, maar naar een van de andere opties als je wilt.
Zodra u klikt op “OK” en uw gemachtigde is toegevoegd. Nu kunnen ze het toevoegen van uw mailbox aan hun Outlook-profiel en toegang wat ben je laat hen de toegang.