Om du arbetar på ett kontor, då risken är att du spenderar en hel del tid på att hantera e-post, troligen i Microsoft Outlook. Det är värt att ta lite tid att få Outlook att visa den information du behöver. För e-post, det bästa sättet att göra detta är med mappvyer. Här är hur de fungerar.
Vad Är en Mapp Visa?
Varje plats du hålla din e-post i Outlook—oavsett om det är inkorgen, skickat, arkiv, borttaget, eller till någon annan plats—är en mapp. Var och en av dessa mappar ser samma som standard, med kolumner som innehåller metadata om e-post, som avsändare, ämne, datum och tid fått, och så vidare. Outlook grupper de e-postmeddelanden efter datum (senaste överst), stilar olästa meddelanden i fet blå text, och visar meddelanden som du har läst i en vanlig svart teckensnitt.
Detta är den förvalda mappen.
Men du kan ändra detta om du vill. Du kan skapa en annorlunda visning för varje mapp, eller du kan skapa en mapp visa att du gillar och tillämpa det varje mapp. Outlook har även några alternativa inbyggd vyer som du kan börja med.
Hur man byter till en Annan Inbyggd Visa
Till att börja med, låt oss byta till en av de andra inbyggda utsikt genom att klicka på Visa > Ändra Vy.
Den Kompakta vy är den standardvy som varje mapp använder, men du kan byta till någon av de andra två:
- Inre: Detta tar bort den efter Datum gruppering och visar alla meddelanden i en enkel lista.
- Förhandsgranska: den Här (något kontraproduktivt intuitivt) tar bort panelen Förhandsgranska.
Hur du Anpassar en Befintlig Vy
Du kan anpassa den aktuella mappen genom att klicka på Visa > Inställningar för Vy.
Detta öppnar Avancerade Inställningar-fönstret, där du kan ändra alla möjliga saker om utsikt.
Vi kommer att ändra den visade kolumner och sortera inställningar som ett exempel. Klicka på “Kolumner” för att öppna Visa Kolumner i fönstret.
Välj “Tala” i den högra spalten, klicka på “ta Bort” – knappen, och klicka sedan på “OK”.
Tillbaka i Avancerade Inställningar-fönstret, klicka på “Sortera” – knappen för att öppna Sortera fönster.
I “Sortera poster med” drop-down-menyn, välj “Från” och sedan klicka på “OK”.
Klicka nu på “OK” på Avancerade Inställningar. Mappen har nu ändrat så att “Tala” – kolumnen är dold och den mapp sorteras efter den person som skickade e-post.
Dessa är bara två snabba exempel på vad du kan göra. Du kan lägga till eller ta bort massor av olika kolumner, grupp och sortera meddelanden på olika sätt, och även ändra teckensnitt och stilar används för att visa meddelanden. Lek med de olika alternativen för att hitta vad som fungerar bäst för dig.
Applicera en Visa till Andra Mappar
När du har anpassat din utsikt, du kan använda samma visa till någon annan mapp utan att behöva anpassa var och en. Klicka på Visa > Inställningar för vy igen och den här gången klickar du på “Använd Aktuell Vy till Andra Mappar” – kommandot.
Välj de mappar som du vill använda på visa och klicka sedan på “OK”.
Du kan välja så många mappar (eller-mappar) som du vill.
Spara en Anpassad Mapp Visa
Du kan också hålla din anpassade vy som en mall så att du kan använda den till andra mappar i framtiden. Klicka på Visa > Inställningar för vy igen och välj “Spara Aktuell Vy som en Ny View” – kommandot.
Detta öppnar Kopia Visa-fönstret, där du kan ge din syn ett namn och väljer vem som kan se på utsikten. Klicka på “OK” när du har ställt allt upp.
Om du klickar på Visa > Inställningar för vy igen, visas din nya vy som är ett tillgängligt alternativ. Klicka på “Hantera Synpunkter” för att se alla de åsikter som du har tillgång till.
Hantera Alla Åsikter fönstret kan du lägga till, redigera och ta bort utsikten, samt se de inställningar som tillämpas för varje vy.
Skapa en Vy Från Grunden
Om du vill skapa en helt ny vy klickar du på “Ny” knappen i den Hantera Alla Visa-fönstret. Detta öppnar fönstret Skapa en Ny Vy fönstret.
Välj den typ av bas vy som du vill börja med och klicka på “OK” – knappen. Den Avancerade Vyn Inställningar öppnas, och du kan anpassa vyn på det sätt du vill. När du är klar, klicka på “OK” tills du kommer tillbaka för att Hantera Alla Åsikter fönstret och klicka sedan på “Apply” för att tillämpa de anser att den nuvarande mappen.
När du har skapat en ny vy, kan du ansöka till någon annan mapp, anpassa den ytterligare, eller använda den som bas för en annan ny bild.
Ta bort Anpassningar från en Vy
Om du har gjort vissa anpassningar till din befintliga visa, kan du återgå till befintlig vy enkelt. Detta är ett bra sätt för att försöka på saker utan att behöva oroa dig för att lossa dem om de förändringar som inte fungerar för dig. Klicka på Visa > Reset View för att ta bort eventuella osparade anpassningar från den aktuella mappen.
Med dessa Visa verktyg till hands, kan du göra dina mappar fungerar på exakt det sätt du vill och börja att tämja som överfyllda meddelandelistan.