Se si lavora in un ufficio, quindi le probabilità sono voi di trascorrere un sacco di tempo a che fare con le email, più probabilmente in Microsoft Outlook. Vale la pena di prendere un po ‘ di tempo per ottenere Outlook per visualizzare le informazioni di cui hai bisogno. Per la posta elettronica, il modo migliore per farlo è con la cartella di vista. Ecco come funzionano.
Che cosa È una Cartella?
Ogni luogo è mantenere la vostra email in Outlook, sia la posta in arrivo, posta inviata, archivio, posta eliminata, o in qualsiasi altro luogo—è una cartella. Ciascuna di queste cartelle sembra la stessa, per impostazione predefinita, con le colonne che contengono i metadati relativi a email, come il mittente, oggetto, data e ora di ricezione, e così via. Outlook gruppi i messaggi per data (con il più recente in alto), gli stili di messaggi non letti in grassetto il testo in blu, e mostra i messaggi di aver letto in un normale carattere di colore nero.
Questa è la cartella predefinita di visualizzazione.
Ma è possibile cambiare il tipo di visualizzazione, se si desidera. Si potrebbe creare una visione diversa per ogni cartella, oppure si potrebbe creare una cartella di vista che ti piace e applicarlo a tutte le cartelle. Outlook ha anche alcune alternative built-in vista si può iniziare con.
Come Modificare un Altro Built-In Vista
Per iniziare, cambiare di uno degli altri viste predefinite facendo clic su Visualizza > Cambia Vista.
La Compatta è la visualizzazione predefinita che ogni cartella applicazioni, ma è possibile modificare una delle altre due:
- Singolo: Questo rimuove la Data di raggruppamento e di visualizzare tutti i messaggi in un semplice elenco.
- Anteprima: Questo (un po ‘ contro-intuitivo) rimuove il pannello di Anteprima.
Come Personalizzare la Visualizzazione Esistente
È possibile personalizzare la visualizzazione attuale della cartella, fare clic su Visualizza > Impostazioni di Visualizzazione.
Questo apre le Impostazioni di Visualizzazione Avanzate della finestra, dove è possibile modificare ogni sorta di cose su vista.
Cambieremo le colonne visualizzate e le impostazioni di ordinamento, ad esempio. Fare clic su “Colonne” per aprire la Mostra Colonne finestra.
Selezionare “Parlare” nella colonna di destra, fare clic sul pulsante “Rimuovi”, e quindi fare clic su “OK”.
Torna in Impostazioni di Visualizzazione Avanzate della finestra, fare clic su “Ordina” pulsante per aprire il tipo di finestra.
In “elementi di Ordinamento” dal menu a discesa, scegliere “Da” e quindi fare clic su “OK”.
Ora fare clic su “OK” nella finestra di Impostazioni di Visualizzazione Avanzate. La visualizzazione della cartella è ora modificato in modo che il “Parlare” colonna è nascosta e la cartella è ordinato in base alla persona che ha inviato la mail.
Questi sono solo due esempi di cosa si può fare. È possibile aggiungere o rimuovere un sacco di diverse colonne, raggruppare e ordinare i messaggi in modi diversi, e anche cambiare il font e gli stili utilizzati per la visualizzazione dei messaggi. Giocare con le varie opzioni fino a trovare quello che funziona meglio per voi.
Applicare una Vista di Altre Cartelle
Una volta che hai personalizzato la vista, è possibile applicare la stessa vista in un’altra cartella, senza dover personalizzare ogni uno. Fare clic su Visualizza > Impostazioni di Visualizzazione di nuovo e questa volta, fare clic su “Applica Vista Corrente ad Altre Cartelle di comando”.
Selezionare le cartelle che si desidera applicare la visualizzazione e quindi fare clic su “OK”.
È possibile selezionare più cartelle o sottocartelle) come si desidera.
Salvare una Cartella Personalizzata Vista
Si può anche mantenere il vostro personalizzate vista come un modello, in modo che si può applicare ad altre cartelle in futuro. Fare clic su Visualizza > Impostazioni di Visualizzazione e selezionare “Salva Vista Corrente come una Nuova visione” di comando.
Questo apre la Copia della finestra di Visualizzazione, in cui si può dare alla vostra vista un nome e scegliere chi può vedere la vista. Fare clic su “OK” quando hai impostato il tutto.
Se si fa clic su Visualizza > Impostazioni di Visualizzazione, Outlook visualizza la nuova vista come un’opzione disponibile. Fare clic su “Gestisci” per vedere tutti i punti di vista da cui si ha accesso.
Gestisci Tutti i punti di Vista finestra consente di aggiungere, modificare ed eliminare i punti di vista, come pure vedere le impostazioni applicate per ogni vista.
Creare una Vista Da Zero
Se si desidera creare una nuova vista, fare clic sul pulsante “Nuovo” nella finestra di Gestione di Tutte le finestra di Visualizzazione. Questo consente di aprire la finestra di Visualizzazione.
Selezionare il tipo di visualizzazione che si desidera e fare clic sul pulsante “OK”. Le Impostazioni di Visualizzazione Avanzate si apre la finestra, e si può personalizzare la visualizzazione nel modo desiderato. Quando hai finito, fare clic su “OK” fino a tornare alla Gestione di Tutte le Viste della finestra e quindi fare clic su “Applica Vista” per applicare la visualizzazione per la cartella corrente.
Una volta che hai creato una nuova vista, è possibile applicare a qualsiasi altra cartella, personalizzarlo ulteriormente, o da utilizzare come base per un altro punto di vista nuovo.
Rimuovere le Personalizzazioni da un punto di Vista
Se tu hai fatto delle personalizzazioni esistenti in vista, è possibile ripristinare la visualizzazione esistente facilmente. Questo è un buon modo per provare le cose, senza doversi preoccupare di annullamento di loro se le modifiche non funzionano per voi. Fare clic su Visualizza > Reset Vista per rimuovere le personalizzazioni della cartella corrente.
Con questo strumento a portata di mano, potete fare le vostre cartelle di lavoro esattamente come si desidera e iniziare a domare traboccante elenco dei messaggi.