Ibland, som du vill inkludera data i ett Excel-kalkylblad i en Microsoft PowerPoint-presentation. Det finns ett par sätt att göra detta, beroende på om du vill behålla en kontakt med källan Excel-ark. Låt oss ta en titt.
Vad är Skillnaden Mellan Linking and Embedding?
Du har faktiskt tre alternativ för bland annat ett kalkylblad i en PowerPoint-presentation. Den första är genom att helt enkelt kopiera data från ett kalkylblad och klistra sedan in den i måldokumentet. Detta fungerar okej, men det som verkligen gör är att konvertera data till en enkel tabell i PowerPoint. Du kan använda PowerPoint grundläggande tabellformatering verktyg på det, men du kan inte använda någon av excels funktioner efter konvertering.
Samtidigt som det kan vara bra ibland, är dina andra två alternativ—linking and embedding—är mycket mer kraftfull, och är vad vi kommer att visa dig hur man ska göra i denna artikel. Båda är ganska liknande, i att du hamnar sätta en faktisk Excel-kalkylblad i din målgrupp presentation. Det kommer att se ut som ett Excel-blad, och du kan använda excels verktyg för att manipulera den. Skillnaden finns i hur dessa två alternativ behandla sin anslutning till den ursprungliga Excel-kalkylblad:
- Om du länkar till ett Excel-kalkylblad i en presentation, målet presentation och den ursprungliga Excel-ark upprätthålla en anslutning. Om du uppdaterar Excel-filen, de uppdateringar automatiskt återspeglas i målet presentation.
- Om du bädda in ett Excel-kalkylblad i en presentation, att förbindelsen bryts. Uppdatering av den ursprungliga Excel-ark inte automatiskt uppdatera data i målet presentation.
Det finns fördelar med båda metoderna, naturligtvis. En fördel med att länka ett dokument (andra än att upprätthålla anslutningen) är att det håller din PowerPoint-presentation fil storlek ner, eftersom data oftast är fortfarande lagrade i Excel-blad och endast visas i PowerPoint. En nackdel är att den ursprungliga kalkylblad måste bo på samma plats. Om den inte gör det måste du länka den igen. Och eftersom det bygger på länken till den ursprungliga kalkylblad, det är inte så användbar om du behöver för att distribuera presentationen till människor som inte har tillgång till detta läge.
Bädda som data, å andra sidan, ökar storleken på presentationen, eftersom alla som Excel-data är faktiskt bäddas in i PowerPoint-filen. Det finns några tydliga fördelar med att bädda in, men. Till exempel, om du distribuerar presentationen till människor som kanske inte har tillgång till den ursprungliga Excel-ark, eller om presentationen måste visa att Excel-ark vid en viss tidpunkt (i stället för att få uppdaterade), inbäddning (och bryta anslutningen till den ursprungliga blad) gör mer känsla.
Så, med allt detta i åtanke, låt oss ta en titt på hur till länk och bädda in Excel-format i Microsoft PowerPoint.
Hur att Länka eller Bädda in ett Excel-Kalkylblad i Microsoft PowerPoint
Länka eller bädda in ett Excel-kalkylblad i en PowerPoint-presentation är faktiskt ganska enkelt, och processen för att göra något är nästan identiska. Börja med att öppna både Excel-kalkylblad och PowerPoint-presentation som du vill redigera på samma gång.
I Excel markerar du de celler som du vill länka till eller bädda in. Om du skulle vilja länka eller bädda in hela kalkylbladet, klicka på rutan vid tidpunkt för rader och kolumner i det övre vänstra hörnet för att markera hela arket.
Kopiera dessa celler genom att trycka på CTRL+C i Windows eller Kommando+C i macOS. Du kan också högerklicka på en markerad cell och välj sedan “Copy” alternativet på snabbmenyn.
Nu byter du till din PowerPoint-presentation och klicka för att placera insättningspunkten där du vill att det länkade eller inbäddade material att gå. På fliken start i Menyfliksområdet, klicka på ner pilen under “Klistra in” – knappen, och sedan välja “Klistra in Special” – kommandot från dropdown-menyn.
Detta öppnar dialogrutan Klistra in Special fönster. Och det är här du hittar den enda fungerande i olika processer för att länka eller bädda in en fil.
Om du vill bädda in din kalkylbladet väljer “Klistra in” – alternativet över på vänster sida. Om du vill länka din kalkylbladet väljer “Klistra in Länken” alternativ istället. På allvar, det är det. Denna process är i övrigt identiska.
Oavsett vilket alternativ du väljer, kommer du nästa välj “Microsoft Excel-Kalkylblad-Objekt” i rutan till höger och klicka sedan på “OK” – knappen.
Och du kommer att se ditt Excel-blad (eller de celler som du markerade) i din PowerPoint-presentation.
Om du har länkat Excel-data, kan du inte redigera den direkt i PowerPoint, men du kan dubbelklicka någonstans på den för att öppna den ursprungliga kalkylblad. Och alla uppdateringar som du gör i det ursprungliga kalkylblad sedan avspeglas i din PowerPoint-presentation.
Om du inbäddat Excel-data, kan du redigera den direkt i PowerPoint. Dubbel-klicka var som helst i kalkylbladet och du kommer att bo i samma PowerPoint-fönstret, men PowerPoint Band får ersättas av Excel-Band, och du kan komma åt alla Excel-funktioner. Det är ganska coolt.
Och när du vill sluta redigera kalkylblad och gå tillbaka till din PowerPoint-kontroller, klicka bara var som helst utanför kalkylbladet.