Die Suche in Outlook ist ziemlich einfach, aber warum die Mühe der Eingabe aus der gleichen suchen und immer wenn Sie führen Sie regelmäßig? Benutzerdefinierten Suchordner lassen Sie diese speichern, benutzerdefinierte Suche, also können Sie erhalten zurück zu Ihnen mit nur einem Klick oder zwei.
Und während es verlockend, man denke nur an Benutzerdefinierten Suchordner wie eine gespeicherte Suche, Sie sind sogar cooler als das. Da Sie automatisch aktualisiert, Sie tatsächlich arbeiten mehr wie virtuelle Ordner—ähnlich wie die Etiketten-Funktion in Gmail, außer mehr mächtig. Wollen Sie einen Ordner, der zeigt nur die Nachrichten, die ungelesen sind, von einer bestimmten person, und haben eine oder mehrere Anlagen? Kein problem.
Lassen Sie uns nehmen einen Blick an, wie Sie einzurichten.
Erstellen Sie eine Vordefinierte Suchordner in Outlook
Outlook hat bereits eine Reihe von vordefinierten Suchordner, die Sie nutzen können. Sie können nicht weiter angepasst werden, jede von diesen, aber Sie sind lohnt sich ein Blick auf den ersten Fall, Sie, die Ihre Bedürfnisse abdecken.
So starten Sie mit, Sie werden merken, dass Ihre Suchordner am Ende der Liste der Ordner in Ihrer Outlook-Daten-Datei auf der linken Seite des Fensters. Jede Daten-Datei hat eine eigene such-Ordner, so dass, wenn Sie Outlook verwenden, um zu überprüfen, mehr als ein Konto haben, können Sie verschiedene such-Ordner für jeden.
Sie werden nicht in der Lage, selbst auswählen, “Durchsuchen von Ordnern” – Ordner, obwohl, bis Sie haben Ihren ersten Ordner suchen. Um einen Suchordner erstellen, wechseln Sie in den “Ordner” Registerkarte auf der Multifunktionsleiste, und klicken Sie dann auf den “New Search Folder” – Knopf.
Dies öffnet den Neuen Ordner Suchen ” Fenster. Sie werden sehen, eine Reihe von vordefinierten Suchordner in Kategorien geordnet, wie Lesen von E-Mails, Nachrichten Von Personen Und Listen sowie die Organisation von E-Mail. Die meisten Ordner sind selbsterklärend, so dass wir gewonnen ‘ T decken Sie im detail—Sie können einfach durchsuchen.
Hier schaffen wir einen neuen Suchordner, zeigt ungelesene E-Mails. Es ist ein super handliches Ordner suchen um sich zu haben, denn es zeigt alle Ihre ungelesenen E-Mails, egal in welchem Ordner es gespeichert ist. Klicken Sie einfach auf den Suchordner, den Sie erstellen möchten, und drücken Sie dann die “OK” – Taste.
Ziemlich einfach, nicht wahr? Nun, lassen Sie uns einen Blick auf die Erstellung Ihrer eigenen benutzerdefinierten Suchordner, die sind viel mächtiger.
Erstellen Sie eine Benutzerdefinierte Suchordner in Outlook
Benutzerdefinierten Suchordner lassen Sie zusätzliche Kriterien, die die vordefinierten Suchordner nicht enthalten—Sie können ziemlich viel, Suche nach einem beliebigen Feld einer Outlook-Nachricht enthält. Noch wichtiger ist, Sie können erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ordner suchen mit mehreren Kriterien wählen Sie Nachrichten. Zum Beispiel könnten Sie haben ein nur-Anzeige Meldung von bestimmten Menschen und bestimmten Wörtern in der Betreffzeile.
Um einen Suchordner erstellen, wechseln Sie in den “Ordner” Registerkarte auf der Multifunktionsleiste, und klicken Sie dann auf den “New Search Folder” – Knopf.
In der Neuen Such-Ordner-Fenster, scrollen Sie zum Ende der Liste, wählen Sie die “Create a Custom Search Folder” – option, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche “Wählen”, erscheint.
In der Benutzerdefinierten Suche von Ordner-Fenster, geben Sie einen Namen für den Ordner.
Als Nächstes richten Sie die Kriterien für die Suche, so drücken Sie die “Kriterien” – Taste.
Die suchordnerkriterien-Fenster können Sie wirklich passen Sie Ihre Suche, und Sie können auswählen, wie viele der zur Verfügung stehenden Kriterien, wie Sie wollen.
Die Registerkarte “Nachrichten” enthält grundlegende Kriterien, die ermöglicht die Suche nach bestimmten Worten im Betreff oder Nachrichtentext, Absender und Empfänger. Sie können auch beschränken Sie die Suche auf Nachrichten, wo Sie sind die einzige person auf der Zeile “An” oder auf “An” oder “Cc” – Zeile mit anderen Menschen.
Und Sie können sogar geben Sie einen Zeitbereich für die Nachrichten, basierend auf, wenn Sie empfangen wurden, gesendet, verändert, und so weiter. So zum Beispiel könnten Sie zeigen nur Nachrichten, die empfangen wurden in den letzten sieben Tagen.
Die “Weitere Optionen” – Reiter bietet noch mehr Kriterien für die Eingrenzung Ihrer Suche. Sie können die Suche von Nachrichten in bestimmten Kategorien, diejenigen, die als ungelesen oder Anlagen haben, von der Bedeutung der Nachricht, die markiert werden oder nicht, und auch durch die tatsächliche Größe der Nachricht. Das letztere kann nützlich sein für das finden und löschen von großen Anlagen, durch die Art und Weise.
Die Registerkarte “Erweitert” können Sie Kriterien hinzufügen, basierend auf all den Feldern ein Outlook-Objekt speichern kann. Es gibt eine Menge von Ihnen, so dass wir gewonnen ‘ T decken Sie hier. Aber wenn Sie brauchen, um Suche nach etwas, das Sie noch nicht gefunden auf den anderen Registerkarten, die Chancen sind Sie finden es, indem Sie auf das “Feld” – button und navigieren in den Menüs.
Wenn Sie fertig sind die Einstellung alle Kriterien, die Sie auf den drei Registerkarten, gehen Sie vor und klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”, um zurück zu der Benutzerdefinierten Such-Ordner-Fenster. Es gibt eine weitere Sache, die Sie konfigurieren möchten, hier vor Sie fertig sind.
Standardmäßig werden bei der benutzerdefinierten Suche, die Sie erstellen, ziehen Sie alle Ordner, die in Outlook-Daten-Datei. Wenn Sie möchten, zu beschränken, um nur bestimmte Ordner, klicken Sie auf die Schaltfläche “Durchsuchen”.
In der Wählen Sie Ordner-Fenster, wählen Sie die Ordner aus, die Sie einbeziehen möchten, in der Suche, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche “OK”.
Und dann wieder zurück in das Haupt-Fenster Anpassen, gehen Sie vor und klicken Sie auf “OK” wieder.
Outlook-erstellen Sie benutzerdefinierte Suchordner und fügt es zu Ihrem Ordner anzuzeigen.
Wenn man einmal den Dreh raus, es zu benutzen, die Benutzerdefinierte Suche-Folder-feature ist ziemlich mächtig. Hier sind nur ein paar Beispiele von Dingen, die Sie könnte verwenden von Suchordnern für:
- Nachrichten an und von Ihrem Chef
- Nachrichten mit nicht ausgewerteten follow-up-flags nach Kategorie (zum Beispiel, könnten Sie die Suche nach nur die nicht aufgelösten Elemente in der persönlichen Kategorie)
- Nachrichten mit hoher Wichtigkeit
- Nachrichten zu und von einem client (Man kann sogar mit Ihren vollständigen Domainnamen in das Suchfeld ein und wählen alle Felder)
- Nachrichten mit Anhängen, und dass sind ab einer bestimmten Größe (ideal für das loswerden von großen Anlagen und die Verringerung der Größe der Daten-Datei)
Und das verkratzt gerade die Oberfläche. Also, welche Art von Suche Ordner, die Sie erstellen? Lassen Sie uns wissen in den Kommentaren!