Spara Tid Med Anpassad Sökning Mappar i Microsoft Outlook

0
397

Söker i Outlook är ganska enkelt, men varför bry sig om att skriva ut samma sökningar under och över om man utför dem regelbundet? Anpassad Sökning Mappar låter dig spara de anpassade sökningar så att du kan komma tillbaka till dem med bara ett klick eller två.

Och även om det är frestande att bara tänka på Anpassad Sökning Mappar som en sparad sökning, de är faktiskt kallare än så. Eftersom de automatiskt uppdaterade, att de faktiskt fungerar mer som virtuella mappar—liknande Etiketter funktionen i Gmail, förutom mer kraftfull. Vill du ha en mapp som endast visar meddelanden som olästa, från en viss person, och har en eller flera bifogade filer? Inga problem.

Låt oss ta en titt på hur man sätter upp dem.

Skapa en Fördefinierad sökmapp i Outlook

Outlook har redan ett antal fördefinierade sök mappar som du kan använda dig av. Du kan inte anpassa något av dessa, men de är värt att ta en titt på först bara i fall de täcker dina behov.

Till att börja med, du kommer att hitta din sökning mappar längst ned i listan över mappar i ditt Outlook-datafil på vänster sida av fönstret. Varje datafil har det egna sök mapp, så om du använder Outlook för att kontrollera mer än ett konto, kan du ställa in olika sökmappar för var och en.

Du kommer inte att kunna välja att “Sök Mappar” – mappen, men tills du har skapat din första sökning mapp. För att skapa en sökmapp, växla till “Mapp” – fliken i Menyfliksområdet och klicka sedan på “Ny Sökning Mapp” – knappen.

Detta öppnar dialogrutan Ny sökmapp fönster. Du kommer att se en massa fördefinierade sök mappar organiserade i kategorier som Läser e-Post e-Post Från Människor Och Listor och Organisera e-Post. De flesta av de mappar som är ganska självförklarande, så vi kommer inte att täcka dem i detalj—du kan bara bläddra igenom dem.

Här ska vi skapa en ny sökmapp som visar olästa meddelanden. Det är en super praktisk sök mapp att ha runt eftersom det visar alla dina olästa e-postmeddelanden, oavsett i vilken mapp den lagras i. Klicka bara på sök mapp som du vill skapa, och klicka sedan på “OK” – knappen.

Ganska enkelt, eller hur? Nu, låt oss ta en titt på skapa dina egna anpassade sök mappar, som är mycket mer kraftfull.

Skapa en Anpassad sökmapp i Outlook

Anpassad sökning mappar låt dig ytterligare kriterier som de fördefinierade sök mappar som inte innehåller—du kan ganska mycket sök med något fält i ett Outlook-meddelande innehåller. Ännu viktigare, kan du skapa en anpassad sökmapp som använder flera kriterier för att välja meddelanden. Till exempel, du skulle kunna ha en endast visa meddelande från vissa personer och som har specifika ord i ämnesraden.

För att skapa en sökmapp, växla till “Mapp” – fliken i Menyfliksområdet och klicka sedan på “Ny Sökning Mapp” – knappen.

 

I den Nya Sök-Mappen i fönstret, bläddrar du ner till botten av listan, väljer du “Skapa en Anpassad sökmapp” alternativet, och klicka sedan på “Välj” – knappen som visas.

I den Anpassade sökmotorn Mappen i fönstret, skriv in ett namn för mappen.

Nästa, du kommer ställa upp kriterier för sökningen, så slå de “Kriterier” – knappen.

Sök Mapp Kriterier fönster kan du verkligen skräddarsy din sökning, och du kan välja så många av de tillgängliga kriterier som du vill.

“Meddelanden” – fliken innehåller grundläggande kriterier som gör att du kan söka efter specifika ord i ämnet eller meddelandetexten, avsändare och mottagare. Du kan också begränsa sökningen till meddelanden, där du är den enda personen på “Till” line eller på “Till” eller “Kopia” – linje med andra människor.

Och du kan även ange ett tidsintervall för meddelanden baserat på när de togs emot, skickas, ändras, och så vidare. Så, till exempel, kan du visa endast meddelanden som mottagits under de senaste sju dagarna.

“Fler Val” – fliken innehåller ännu fler kriterier för att avgränsa din sökning. Du kan söka efter meddelanden i specifika kategorier, de som är olästa eller har bilagor, av vikten av det budskap, de som är flaggade eller inte, och även av den faktiska storleken på meddelandet. Det sista kan vara till hjälp för att hitta och ta bort stora bilagor, förresten.

På fliken “Avancerat” kan du lägga till kriterier som bygger på alla de områden som en Outlook-objekt kan lagra. Det finns massor av dem, så vi kommer inte att täcka dem här. Men om du behöver för att söka efter något du inte hittar på de andra flikarna, är chansen att du hittar det genom att klicka på “Fältet” – knappen och bläddra i menyer.

När du är klar med inställningen av alla de kriterier som du vill ha på de tre flikar, gå vidare och klicka på “OK” knappen för att återgå till Anpassad sökmapp fönster. Det är en sak som du kanske vill ställa in här innan du är klar.

Som standard för den anpassade sökningen som du skapar kommer att dra från alla mappar i din Outlook-datafil. Om du vill begränsa det till bara vissa mappar, klicka på “Bläddra” – knappen.

I den Välj Mappar i fönstret väljer du de mappar som du vill inkludera i sökningen och klicka sedan på “OK” – knappen.

Och sedan tillbaka i den viktigaste Anpassa fönstret, gå vidare och klicka på “OK” igen.

Outlook skapa en anpassad sökmapp och lägger till den till din mapp visa.

När du får kläm på att använda det, Anpassad sökmapp funktionen är ganska kraftfull. Här är bara några exempel på saker du kan använda sökmappar för:

  • Meddelanden till och från din chef
  • Meddelanden med olösta uppföljning flaggor av kategori (till exempel kan du söka efter den olösta artiklar i personlig kategori)
  • Meddelanden med hög prioritet
  • Meddelanden till och från en klient (Du kan även använda sin fulla domän i sökrutan och välja att söka i alla fält)
  • Meddelanden med bilagor och som är över en viss storlek (bra för att bli av med stora bilagor och minska storleken på din data fil)

Och att bara skrapar på ytan. Så, vilken typ av sökning mappar skapar du? Låt oss veta i kommentarerna!