La ricerca in Outlook è abbastanza facile, ma perché perdere tempo a scrivere le stesse ricerche più e più volte se si esegue regolarmente? Cartelle di Ricerca personalizzate permettono di risparmiare quelle ricerche personalizzate in modo da poter tornare a loro con uno o due clic.
E mentre si è tentati di pensare solo Cartelle di Ricerca Personalizzate come una ricerca salvata, in realtà sono più fresco di quello. Dal momento che sono aggiornate automaticamente, funzionano più come cartelle virtuali—simile per la caratteristica Etichette in Gmail, ad eccezione più potente. Voglio una cartella che mostra solo i messaggi non letti, da una certa persona, e hanno uno o più allegati? Nessun problema.
Diamo un’occhiata a come impostare.
Creare una Cartella di Ricerca Predefinita di Outlook
Outlook ha già un certo numero di ricerca predefinito cartelle che si possono fare uso di. Non è possibile personalizzare ulteriormente uno di questi, ma sono la pena dare un’occhiata in un primo momento solo in caso di coprire le vostre esigenze.
Per cominciare, troverete le cartelle di ricerca in fondo alla lista delle cartelle di file di dati di Outlook sul lato sinistro della finestra. Ogni file di dati ha la propria cartella di ricerca, quindi se si utilizza Outlook per controllare più di un account, è possibile impostare diverse cartelle di ricerca per ciascuno di essi.
Non sarà in grado di scegliere anche che “le Cartelle di Ricerca” cartella, anche se, fino a quando hai creato il tuo primo cartella di ricerca. Per creare una cartella di ricerca, passare alla cartella “Cartella” scheda della barra Multifunzione e quindi fare clic su “Nuova Cartella di Ricerca” pulsante.
Questo apre la Nuova Cartella di Ricerca finestra. Vedrete un sacco di ricerca predefinito cartelle organizzati in categorie come la Lettura della Posta, Posta Da Persone E Liste, e l’Organizzazione di Posta elettronica. La maggior parte delle cartelle sono abbastanza auto-esplicativo, in modo da non coprire in dettaglio—si può solo navigare attraverso di loro.
Qui, stiamo creando una nuova cartella di ricerca che mostra i messaggi non letti. Si tratta di un super pratico cartella di ricerca avere intorno perché mostra tutti i vostri messaggi di posta non letti, indipendentemente dalla cartella in cui è archiviato. Basta fare clic sulla cartella di ricerca che si desidera creare, e quindi premere il pulsante “OK”.
Abbastanza semplice, giusto? Ora, diamo un’occhiata a creare il proprio personalizzato cartelle di ricerca, che sono il modo più potente.
Creare una Cartella di Ricerca Personalizzata in Outlook
Cartelle di ricerca personalizzate permettono di ulteriori criteri di ricerca predefinito cartelle non sono—si può praticamente di ricerca da qualsiasi campo di un messaggio di Outlook contiene. Ancora più importante, è possibile creare una cartella di ricerca personalizzata che utilizza più i criteri per selezionare i messaggi. Per esempio, si potrebbe avere un solo messaggio display da certe persone, e che hanno parole specifiche nell’oggetto.
Per creare una cartella di ricerca, passare alla cartella “Cartella” scheda della barra Multifunzione e quindi fare clic su “Nuova Cartella di Ricerca” pulsante.
Nella Nuova Ricerca, finestra di Cartella, scorrere fino alla parte inferiore dell’elenco, selezionare “Crea una Cartella di Ricerca Personalizzata” opzione e quindi fare clic sul pulsante “Scegli” che appare.
In una Ricerca Personalizzata finestra di Cartella, digitare un nome per la cartella.
A quel punto, potrai impostare i criteri per la ricerca, in modo da colpire i “Criteri” pulsante.
La Cartella di Ricerca Criteri finestra permette di personalizzare la vostra ricerca, e si può selezionare come molti dei criteri disponibili come si desidera.
I “Messaggi” scheda contiene i criteri di base che consente di cercare parole specifiche nell’oggetto o nel corpo del messaggio, i mittenti e i destinatari. È inoltre possibile limitare la ricerca ai messaggi in cui tu sei l’unica persona sulla riga “A” o “A” o “Cc” in linea con le altre persone.
E si può anche specificare un intervallo di tempo per i messaggi in base a quando sono stati ricevuti, inviati, modificato, e così via. Così, per esempio, si potrebbe mostrare solo i messaggi che sono stati ricevuti negli ultimi sette giorni.
“Più Opzioni” scheda fornisce anche ulteriori criteri per restringere la tua ricerca. È possibile cercare i messaggi in categorie specifiche, quelli non letti o allegati, per l’importanza del messaggio, quelli che sono contrassegnati o non, e anche per la dimensione effettiva del messaggio. Quest’ultima può essere utile per la ricerca e l’eliminazione di allegati di grandi dimensioni.
La scheda “Avanzate”, che consente di aggiungere criteri basati su tutti i campi di un oggetto di Outlook in grado di memorizzare. Ci sono un sacco di loro, in modo che non tratteremo in questa sede. Ma se avete bisogno di ricerca per qualcosa che non ho trovato nelle altre schede, le probabilità sono voi troverete cliccando sul “Campo” e la navigazione dei menu.
Quando hai finito di impostare tutti i criteri che si desidera su quelle tre schede, andare avanti e fare clic sul pulsante “OK” per tornare alla Cartella di Ricerca Personalizzata finestra. C’è ancora una cosa che si desidera configurare qui prima che il gioco è fatto.
Per impostazione predefinita, la ricerca personalizzata a creare tirare da tutte le cartelle nel file di dati di Outlook. Se si desidera limitare solo di alcune cartelle, fare clic sul pulsante “Sfoglia”.
Nel Selezionare le Cartelle della finestra, selezionare le cartelle che si desidera includere nella ricerca e quindi fare clic sul pulsante “OK”.
E poi di nuovo la principale finestra Personalizza, andare avanti e fare clic su “OK”.
Outlook creare la cartella di ricerca personalizzata e aggiunge la visualizzazione delle cartelle.
Una volta a ottenere il blocco di utilizzare la Cartella di Ricerca Personalizzata funzionalità è abbastanza potente. Qui sono solo alcuni esempi di cose che è possibile utilizzare le cartelle di ricerca per:
- Messaggi da e per il tuo capo
- Messaggi di irrisolte di follow-up flag per categoria (ad esempio, è possibile cercare solo gli elementi non risolti nella categoria personale)
- I messaggi con priorità alta
- Messaggi da un client (Si può anche utilizzare a pieno il loro dominio nella casella di ricerca e scegliere di cercare in tutti i campi)
- I messaggi con allegati e che oltre una certa dimensione (grande per sbarazzarsi di allegati di grandi dimensioni e di ridurre le dimensioni del file di dati)
E che solo graffi la superficie. Quindi, quali tipi di cartelle di ricerca puoi creare? Fateci sapere nei commenti!