Het Opslaan van e-Mails (en Andere Items, zoals Bestanden in Microsoft Outlook

0
54

U kunt het opslaan van uw Outlook e-mails, contactpersonen en afspraken als afzonderlijke bestanden. Het opslaan van deze items kan u helpen sneller en later gemakkelijk. Het is een handige manier om een back-up of voor het delen van bepaalde berichten, of gewoon eenvoudig toegankelijk te maken.

Hoe een E-Mailbericht Opslaan als een Bestand

Laten we eerst eens kijken hoe berichten worden opgeslagen als bestanden in Outlook. Dit kan handig zijn als u wilt een back-up kopie van de e-mail op uw computer (of te kopiëren naar een andere computer), of als u wilt gebruiken om het bericht als sjabloon voor toekomstige berichten later.

Begin met het openen van het bericht dat u wilt opslaan. In het e-mail venster, klik op “Bestand” – menu op het Lint.

Selecteer de opdracht ‘Opslaan Als’.

In het “Opslaan Als” – menu, navigeer naar de locatie waar u het bestand wilt opslaan en typ een naam voor het bestand. Standaard worden in Outlook namen het met de onderwerpregel van het bericht, maar u kunt dit wijzigen naar wat u maar wilt.

U kunt ook een bericht opslaan als verschillende types van bestanden met behulp van de “Opslaan Als Type” dropdown menu. Standaard wordt de Outlook-berichtindeling. Als u kiest, kunt u alleen te dubbelklikken op het bestand om het te openen in de Outlook opnieuw. Maar, er zijn een paar andere opties die u kunt kiezen uit:

  • Alleen tekst: Bij het opslaan van uw bericht als een Tekst bestand Alleen, je bent gewoon het opslaan van de woorden, niet de opmaak of afbeeldingen.
  • Outlook-Sjabloon: bij het Opslaan van uw bericht als een Outlook-Sjabloon betekent dat u kunt de opmaak van de toekomstige e-mails. Wanneer u het bestand opent, maakt Outlook een nieuw bericht met de inhoud van het bestand kunt u vervolgens het adres in en stuur het op zijn manier.
  • HTML: Opslaan van uw bericht, zoals een HTML-document dat u wilt opslaan uw e-mail om te worden bekeken op een webpagina. U zult in staat zijn om het bericht te openen in een webbrowser.
  • MHT: Een MHT-bestand is een archief van de web pagina-bestand. Als een HTML-bestand, het is ontworpen om te worden weergegeven in een webbrowser. In tegenstelling tot een MHT-bestand, een HTML-bestand slaat u alle tekst, code, afbeeldingen en andere media in een enkel bestand.

Wanneer u klaar bent, klikt u op de knop “Opslaan”.

En uw bericht wordt nu opgeslagen als een bestand.

 

Hoe een E-Mailbericht Opslaan als PDF

U kunt ook uw e-mailadres opslaan als een PDF-bestand met behulp van Microsoft Office ingebouwde PDF-printer. Opslaan als een PDF is een geweldige manier om een back-up kopie van een bericht dat u zult in staat zijn om te lezen met de juiste opmaak.

In het bericht-venster, klik op de “File” – menu op het Lint.

Klik op de “Print” commando.

Klik op de “Printer” dropdown menu, en vervolgens kiest u het Microsoft “Print naar PDF” optie.

Merk op dat als u een ander PDF-maken-app is geïnstalleerd op uw computer (of als u gebruikmaakt van mac os), de opties zijn hier mogelijk anders. Bijvoorbeeld, als u Adobe geïnstalleerd, zult u waarschijnlijk zien een “Adobe PDF” optie. Dat zal net zo goed werken.

Klik vervolgens op de “Print” knop.

In de “PDF Opslaan Als” venster dat wordt geopend, selecteert u waar u wilt dat uw PDF worden opgeslagen, typ een bestandsnaam en klik vervolgens op de knop “Opslaan.

 

U hebt nu uw e-mail opgeslagen als een PDF.

En vergeet niet, dat, omdat je bent gewoon afdrukken naar een PDF-rendering-engine, die dezelfde truc werkt op precies dezelfde manier voor het opslaan van een item in Outlook (contacten, afspraken, enzovoort) naar PDF.

Hoe u een Contact als een Bestand

U kunt ook contacten opslaan als bestanden met Outlook. Het werkt bijna hetzelfde als het opslaan van berichten, en kan nuttig zijn voor back-up van individuele contacten, of deze te verplaatsen naar een nieuwe computer. Contacten worden ook opgeslagen als Vcard-Bestanden (CVF)—een formaat dat wordt gebruikt door veel andere apps die werken met contacten. Dit maakt het ook gemakkelijk voor de overdracht van een contact naar een andere app, of voor het verzenden van gegevens van een contact aan iemand anders, zodat ze kan importeren in welke app ze gebruiken.

Vanuit het Contactpersoon scherm, klik op “Bestand” op het lint.

Klik op de opdracht ‘Opslaan Als’.

In het venster “Opslaan Als”, navigeer naar de locatie waar u wilt dat de contact-bestand opgeslagen, en de naam wijzigen als u wilt.

Net als met berichten, kunt u kiezen voor een aantal verschillende bestandsformaten hier in het “Opslaan Als Type” dropdown menu:

  • Alleen tekst: Bij het opslaan van uw contact als een Tekst bestand Alleen, je bent gewoon het opslaan van de woorden, niet de opmaak of afbeeldingen.
  • Rich Text Format: Opslaan van uw contact als een rtf-bestand betekent dat u kunt opslaan, verschillende vormen van opmaak, zoals vet en italtics, samen met afbeeldingen in uw bestand. Deze indeling kan handig zijn als u een foto met uw visitekaartje.
  • Outlook-berichtindeling: Bij het opslaan van uw contact in het Outlook-berichtindeling, kunt u het openen in Outlook (zelfs op een andere computer) en alles werkt zoals elke andere Outlook-contactpersoon. Maar dan, het zich zal gedragen op dezelfde manier als u opslaan in de standaard VCF-indeling, dus er is niet veel voordeel hier.

Wanneer u klaar bent, klikt u op de knop “Opslaan”.

Je hebt nu opgeslagen met uw contactpersoon als een bestand.

 

Het Opslaan van een Afspraak (of Je Hele Agenda) als een Bestand

En net als met andere Outlook-items, kunt u ook uw afspraken op als bestanden. Hoewel het niet zo handig om een back-up opgeslagen kopieën van individuele afspraken, Outlook ondersteunt de vCalendar-norm, wat betekent dat u kunt opslaan, een afspraak, verzenden naar iemand anders, en ze vervolgens te importeren in een andere ondersteunde app.

Open de afspraak die u wilt opslaan. In het afspraak scherm, klik op de “File” – menu op het Lint.

Klik op de opdracht ‘Opslaan Als’.

Navigeer naar de locatie waar u wilt opslaan van de afspraak bestand, en vervolgens geef het een naam.

Net als met berichten en contacten, kunt u kiezen voor een aantal verschillende bestandsformaten hier in het “Opslaan Als Type” dropdown menu:

  • Alleen tekst: Bij het opslaan van uw benoeming als een Tekst bestand Alleen, je bent gewoon het opslaan van de woorden, niet de opmaak of afbeeldingen.
  • Outlook-Sjabloon: bij het Opslaan van uw benoeming als een Outlook-Sjabloon betekent dat u kunt de opmaak van de toekomstige agenda ‘ s of agenda-afspraken.
  • Outlook-berichtindeling: Bij het opslaan van uw afspraak in de Outlook-berichtindeling, kunt u het openen in Outlook weer, zelfs op een andere computer.
  • HTML: Opslaan van uw bericht, zoals een HTML-document dat u wilt opslaan uw afspraak bekeken worden in een webpagina.
  • MHT: Een MHT-bestand is een archief van de web pagina-bestand. Als een HTML-bestand, het is ontworpen om te worden weergegeven in een webbrowser. In tegenstelling tot een MHT-bestand, een HTML-bestand slaat u alle tekst, code, afbeeldingen en andere media in een enkel bestand.
  • iCalendar-Indeling: iCalendar is een andere agenda-standaard waarmee u de overdracht van agenda-informatie op verschillende agenda-apps.

Selecteer als u wilt opslaan van een afspraak of uw gehele agenda. Het opslaan van uw hele agenda en alle gegevens opslaan in uw huidige Outlook-agenda.

Wanneer u klaar bent, klikt u op de knop “Opslaan”.

En je hebt nu met succes opgeslagen op uw afspraak of agenda.