Bewegen automatisch e-Mails in de Mappen in Outlook met behulp van Regels

0
332

In deze post nemen we een kijkje in hoe kunt u het beheer van uw Outlook-e-mail beter door het hebben van inkomende e-mail automatisch verplaatst naar een aparte mappen. Als je veel e-mail elke dag, dit kan veel tijd besparen. In plaats van te besteden een uur eenmaal per week is het verplaatsen van e-mails uit de Inbox van uw gecategoriseerd mappen, e-mail regels zal helpen bij het automatiseren van uw postvak organisatie. Dit is zeer vergelijkbaar met het gebruik van labels en filters in Gmail.

E-mail regels kan ingewikkeld lijken en ze kunnen worden als je echt wilt om het uitvoeren van een aantal geavanceerde sorteren, maar als je gewoon wilt om te verplaatsen van werk e-mails naar de Werk map automatisch, dan is het een fluitje van een cent.

Om voor regels om nuttig te zijn, moet u eerst maken sommige mappen onder uw Postvak in te delen op uw e-mail, zoals Projecten, Werk, Familie, etc. U kunt mappen maken door met de rechtermuisknop op Postvak in of een map en kies Nieuwe Map. De volgende procedure werkt op Outlook 2010, 2013 en 2016.

Installatie Van Outlook-Regels

Nu aan de slag, Outlook te openen, klik op de Bestand tabblad en je zult zien dat de Regels Beheren En Waarschuwingen knop in de richting van de onderkant.

De Regels en Waarschuwingen belangrijkste venster zal verschijnen en standaard ziet u mogelijk een regel al gemaakt, afhankelijk van uw versie van Outlook.

Vanaf hier bent u op de Nieuwe Regel toets om te beginnen met uw eerste e-mail van Outlook regel. De Wizard Regels dialoogvenster pop-up en het zal u tonen een aantal gemeenschappelijke regel sjablonen. Dit zijn de meest voorkomende en waarschijnlijk alles wat je ooit nodig zult hebben. De meest gangbare regel is de eerste die, “Verplaatsen van berichten van iemand naar een map“. Ga je gang en selecteer het, en klik op Volgende.

Je ziet dat de onderste keuzelijst die wordt genoemd “Stap 2:” blijft aan de onderkant met een aantal onderstreepte tekst. In werkelijkheid, alles wat je hoeft te doen om het instellen van de regel is klik op de hyperlinks voor mensen of openbare groep en gespecificeerd om te kiezen voor het e-mail adres en waar u wilt deze e-mail om te gaan. Vervolgens kunt u klikken op Voltooien en u bent klaar. Echter, als u wilt dat de regel ingewikkelder, vervolgens op Volgende te klikken krijgt u een heleboel meer opties:

Als je op verschillende omstandigheden in de top lijst vak beschrijving van de regel op de bodem zal ook vullen met meer hyperlinks. U kunt ook regels maken die zoeken naar specifieke woorden in de e-mail lichaam en acties uitvoeren op deze e-mails. Je volgende taak is om te klikken op elke hyperlink en kies de bijbehorende waarden zoals e-mailadressen, mappen, enz. In ons voorbeeld hierboven, je wilt op mensen of openbare groep en kies een e-mailadres.

Klik dan op het woord opgegeven en blader naar de map die u wilt de e-mail worden verplaatst naar of klik op Nieuw en een nieuwe map zal worden aangemaakt onder de geselecteerde map.

Nu zie je de onderkant bijgewerkt met de werkelijke waarden voor de regel.

Wanneer u op Volgende klikt, kunt u meer acties voor de regel. U kunt normaal gesproken laat u deze alleen als het een eenvoudige regel, maar als u wilt ook het uitvoeren van andere acties, zoals het afspelen van een geluid, het doorsturen van de e-mail, het maken van een kopie, print de e-mail, het starten van een ander programma, het uitvoeren van een script, enz., dan kan je dat op dit scherm.

Klik op Volgende als u klaar bent en u zult worden gebracht aan het dialoogvenster ‘ Uitzonderingen, waar u kunt kiezen aan welke voorwaarden zou u niet willen om deze regel verwerkt. Tenzij u een aantal unieke gevallen, kunt u dit veld leeg laten, dat is de standaard.

Klik op Volgende en we hebben eindelijk het einde van de wizard regel! Geef de regel een naam als “Move Vrienden, e-Mail, zodat u weet wat het doet wanneer je het later op. Vervolgens als u de e-mails die al in uw Postvak in, dat zou overeenkomen met de nieuwe regel, vink het vakje aan voor “Uitvoeren van deze regel op berichten die al in de Inbox“. U kunt alles laten anders als standaard instellen en klik op Voltooien!

Nu u kan regels creëren voor mensen, nieuwsbrieven, bank/credit card rekeningen en alles wat je kunt bedenken om te beginnen met het beheren van uw Outlook-e-mail efficiënter!