Manchmal möchten Sie möglicherweise erstellen Sie einen Brief, die Sie senden werden, um viele verschiedene Menschen, aber Sie möchte bestimmte Teile werden individuell für jeden Adressaten: Teile wie die Begrüßung, name, Adresse, etc. Im Word-Jargon, das heißt, Sie sollte einen Serienbrief erstellen, was wirklich einfach zu tun.
Bevor Sie loslegen mit Serienbriefe, stellen Sie sicher, Sie haben bereits eine Datenbank-setup mit alle Felder, die Sie einschließen möchten. Eine Datenbank kann so einfach wie eine Excel-Tabelle mit Spalten für Vorname, Nachname, Adresse, etc. Word-import von Daten aus Excel -, Access -, und text-Dokumente. Wenn Sie nicht bereits eine Datenbank einrichten, können Sie immer erstellen Sie in Word, die ich werde Ihnen zeigen, wie zu tun ist.
Um zu beginnen, erstellen Sie ein Dokument mit dem standard-text, wie im Beispiel Weihnachten schreiben unter:
Beachten Sie, wie es hat keine Anrede, Adresse, etc.. denn diese werden später Hinzugefügt, wie die Felder in unserem Formular schreiben. Das erste, was Sie tun müssen, ist klicken Sie auf Empfänger Wählen auf die Sendungen Registerkarte:
Dies ist, wo Sie hinzufügen, die Menschen, die empfangen werden die Buchstaben-oder import einer Liste aus einer Datenbank-Datei.
Sie können klicken Sie auf Geben Sie die Neue Liste , wenn Sie möchten, erstellen Sie die Liste in Word selbst. Zu importieren, klicken Sie auf Vorhandene Liste Verwenden. In diesem Beispiel werden wir nur den Typ aus der Liste.
Hinweis: Wenn Sie gehen, um zu speichern Sie Ihre Empfänger-Liste, Word, werden Sie aufgefordert, einen Speicherort auf Ihrer Festplatte zum speichern der Daten-Datei, die erstellt wird.
Sobald Sie speichern Sie Ihre Empfänger-Liste, werden Sie feststellen, dass eine Menge der Symbole, die auf der Mailings Menüband sind jetzt anklickbar. Starten Sie Felder in Ihrem Serienbrief, klicken Sie auf eine Stelle in Ihrem Dokument, um anzuzeigen, wo das Feld platziert werden, und klicken Sie auf Adressblock.
Dadurch wird der Adressblock Einfügen – dialog.
Klicken Sie auf OK , um mit dem Standard-format, und Sie sollten etwas, das aussieht wie dieses:
Nächste, fügen Sie eine Geben Sie nach der Adresse Block zu bewegen, Ihren text eine Zeile nach unten, dann klicken Sie auf die Grußzeile Symbol:
Dadurch wird die Grußzeile Einfügen – dialog.
Wieder einmal gehen wir mit dem Standard-format und klicken Sie einfach auf die OK – Taste.
Anschließend markieren, wo es heißt <Adressblock>, klickt mit der rechten Maustaste, wählen Sie” Absatz” und dann aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben” fügen Sie keine Leerzeichen zwischen den Absätzen der gleichen Art. Dadurch wird die Adresse block hängen richtig zusammen, anstatt mit einer leeren Zeile zwischen jeder Teil von Ihr.
Dann klicke auf das Vorschau Ergebnisse das Symbol befindet sich auf der Registerkarte Sendungen im Menüband.
Statt die Adresse, die block-Feld-Anzeige, Sie sollten jetzt sehen, die eigentlichen Inhalte aufgeführt, die in das Word-Dokument.
Wenn Sie die Vorschau beenden möchten, klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse das Symbol zum ausschalten der Vorschau. Weiter, um zu sehen, wie fügen Sie weitere Felder, klicken Sie direkt hinter das <Adressblock> in Ihrem Dokument zu machen, dass Ihre aktuelle position ist, dann klicken Sie auf das Seriendruckfeld Einfügen – Symbol.
Sie sollten etwas wie diese:
Wählen Sie Land oder Region, dann klicken Sie auf die Einfügen – Schaltfläche.
Versuchen Sie auf den Vorschau Ergebnisse icon wieder zu sehen, wie es aussieht. Hier ist mein Beispiel:
Nun, dass die Serienbrief-setup korrekt ist, können Sie mehr tun, fortschrittliche Dinge wie das einrichten von Regeln. Regeln ermöglichen es Ihnen, zeigen Sie text für bestimmte Empfänger und verstecken Sie für andere. Um loszulegen, klicken Sie auf den Rules – button.
Sie werden sehen, ein Dropdown-Menü mit mehreren Optionen wie Fragen, Fill-in, etc.
Für unser Beispiel wählen Sie Wenn…Dann…Sonst, was bringt uns zu dem folgenden dialog:
Ändern Sie das Feld name: Country_or_ Region, und geben Sie den USA in den Vergleichen an: – Feld. Weiter hinzufügen von text zu den Boxen, wo es sagt, Legen Sie diesen text und Sonst fügen Sie diesen text. In diesem Beispiel, wenn der Empfänger lebt in den USA, Sie bekommen den text Merry Christmas eingefügt in den Brief, während alle anderen erhalten die Meldung Seasons Greetings.
Hier ist, was es Aussehen wird, wenn Sie klicken Sie auf die OK – Taste und dann die Vorschau auf die Ergebnisse klicken.
Als Nächstes beachten Sie die Vorschau der Ergebnisse Abschnitt:
Hier klicken Sie auf den Pfeil-Tasten (wenn “Vorschau Ergebnisse” aktiviert ist) Links und rechts von der Zahl, um einen Bildlauf durch alle Briefe, die verschickt werden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle deine Briefe nach rechts schauen, bevor Sie drucken oder per E-Mail.
Hinweis: Die match-Felder Menü-Wahl unter Regeln ist nach übereinstimmenden Feldnamen in einer Datenbank mit header-Namen in Ihre Liste der Empfänger.
Auch machen es leichter zu sehen, wo Sie eingefügt haben Felder in Ihrem Dokument, verwenden Sie die Highlight – Merge-Felder – Schaltfläche.
Es ist ein toggle kann man an-und ausschalten in Ihrem Ermessen. Schließlich, wenn Sie glücklich sind mit Ihrem Brief, klicken Sie auf den Finish & Merge – Symbol:
Sollten Sie das dropdown-Menü mit drei Optionen.
Wählen Sie” Einzelne Dokumente Bearbeiten , erhalten Sie Word, um Seriendruck-alle Buchstaben zusammen in einem großen Dokument, das Sie vorbei schauen, bevor Sie drucken oder versenden als E-Mail.
Wie Sie sehen können, erstellen Serienbriefe mit Word nicht mehr die lästige Pflicht, der er einst war, und Sie können erstellen und senden Sie Dokumente schnell und einfach. Wenn Sie irgendwelche Fragen haben, fühlen Sie sich frei zu kommentieren. Genießen Sie!