Även om e-post kan vara minskar i popularitet, ger vika för mer omedelbar hjälp av online-kommunikation, det är fortfarande viktig komponent för att de flesta professionella repertoar. Men otämjda, e-post snabbt kan få ut av sidan, vilket är varför det är viktigt att använda regler och filter.
Apple Mail regler kan du prioritera vad som är viktigt samtidigt rensa ut vad som inte är det. Ett bra regler system kommer snabbt minska antalet e-röran och samtidigt ge dig chansen att svara på prioriterade meddelanden på ett mer lämpligt sätt.
Apple Mail som gör att sätta upp regler på ett kick, så att du smärtfritt fil, flagga, och meddela dig om nya meddelanden, så du kommer inte att ständigt söker att viktiga budskap från din chef eller kollega.
Att sätta upp regler, måste du först öppna Apple Mail önskemål, vilket görs genom att välja E-menyn och sedan på “Inställningar” eller genom att använda Kommandot+, tangentbord kombination.
I preferenser, vi klickar på den sista fliken till höger, “Regler” och klicka på “Lägg till Regel”.
För detta exempel kommer vi att ställa upp en regel för att dirigera e-post från en viss avsändare till en specifik e-postkonto. Innan vi gör detta, men vi måste se till att brevlådan är redan inställd. Om det inte är det, då kan vi klicka på “Brevlådan” – menyn och välja “Nytt e-Postkonto…” från menyn val. Nu väljer du var du vill att din nya e-postkontot för att bo och ge den ett lämpligt namn. (I mitt fall, jag kallar det för “Lowell”, där all e-post från min chef kommer att gå.)
Tillbaka i våra regler inställningar, kommer vi att bygga vårt nya regeln, som kommer att vara mycket enkel. Avsändaren i fråga–min chef–har två e-postadresser som de brukar använda, så vi kommer att innehålla både i vår regel att se till att alla e-post som kommer från antingen adressen vidarebefordras till vår nya e-postkontot.
För att lägga till en annan e-postadress, måste vi klicka på ” + ” – tecken, detta kommer att lägga till ytterligare ett fält för en annan e-postadress.
Med denna nya regel, alla e-post som kommer från antingen e-postadress kommer att flyttas till den specifika e-postkonto. Detta innebär att det kommer att hoppa över inkorgen så vi måste se till att vi kolla brevlådan ofta för att se till att vi inte missar något.
Tyvärr, du kan inte använda Booleska med e-Post, så att varje del av den regel som du satt upp kommer att behöva ha en egen artikel. Det skulle vara lätt att använda “ELLER” operatör i vår regel när antingen ange e-postadress, men vi kan inte–var och en måste göra sin egen linje.
Om vi ville se till att alla meddelanden från avsändaren vistelse i inkorgen, men är fortfarande arkiverat det nya e-postkontot, vi kan ändra regeln så att de kopieras i stället för att flyttas.
Det är bara ett enkelt exempel, så låt oss prova något lite mer komplex. Säg att vi vill ställa upp en regel som kommer att flagga specifika meddelanden, väg dem till en särskild e-postkonto och skicka en kopia till en annan e-postadress. Här är hur vi skulle göra för att:
Så, med denna regel, kommer meddelandet att kopieras till våra Viktiga postkonto, bakgrunden kommer att vara skuggad, i rött, och det kommer att vidarebefordras till ett separat e-postkonto. Vi skulle kunna gå att lägga till kriterier för att vår regel, men du förmodligen få idén.
Dessa är ganska kul, så låt oss prova ett mer och göra det lite längre tid. I denna regel, det finns alla typer av saker som händer.
För det första, om motivet eller innehållet i vårt budskap innehåller orden “roller derby” då meddelandet kommer att flyttas till en särskild mapp. Vid mottagandet av detta meddelande, e-Post kommer att meddela oss genom att spela upp ett ljud, skicka oss ett meddelande, och studsar ikonen i Dockan. Slutligen, det kommer att förändra bakgrunden till rosa och markera det med en grön flagga.
Det låter som en hel del för viss typ av meddelande, men om du verkligen vill veta när något kommer, kan du verkligen se till att postvarningar du.
Innan vi avslutar, ta en titt på våra Regler inställningar en gång till eftersom det inte finns några ganska värdefulla funktioner som du kanske vill använda.
När en regel är “Aktiv” det kommer en bock i rutan bredvid. Om du vill stänga av en regel, vilket gör det inaktivt, så du behöver bara att avmarkera det. Detta kommer inte att ta bort regeln, så om du vill ha den och bara avbryta dess användning för en tid sedan avaktivera det.
“Redigera” – funktion så att du kan gå tillbaka och ändra någon regel när det behövs. Alternativt, kan du bara dubbelklicka på någon regel som du vill ändra.
Den “Dubbla” – knappen kan komma väl till pass när du vill kopiera en regel en eller fler gånger, med bara några små förändringar, men vill inte skapa det flera gånger om.
Slutligen, om du behöver för att radera en regel, klicka sedan på “ta Bort” – knappen, eller bara markera regeln och klicka på “ta Bort” – knappen på ditt tangentbord.
Om du har flera e-postkonton, och sedan sätta upp regler är definitivt ett bra sätt att runda upp alla dina olika meddelanden till nice, snygg platser så att inget blir missat eller vilse i shuffle. Du behöver inte vara en expert för att använda dem heller. E-post gör det riktigt enkelt att sätta upp ännu ett par enkla regler så att du kan hitta viktiga meddelanden på bara ett par klick. När du får kläm på det, kommer du förmodligen skapar ännu mer komplexa regler som går längre än vad vi har visat dig här idag.