Ibland kanske du vill skapa ett brev som du ska skicka till en massa olika människor, men du vill att vissa delar av det för att vara individuell för varje mottagare: delar som hälsning, namn, adress, etc. I Word språkbruk, detta betyder att du bör skapa ett standardbrev som är verkligen lätt att göra.
Innan du sätter igång med standardbrev, bör du se till att du har en databas som redan installation med alla fält du vill inkludera. En databas kan vara så enkelt som en Excel-kalkylblad med kolumner för namn, efternamn, adress, etc. Ord kan importera data från Excel -, Access -, och textdokument. Om du inte redan har en databas inställningar, kan du alltid skapa det inne i Ord, vilket jag kommer att visa dig hur man gör.
Till att börja med, skapa ett dokument som har vanlig text i det som exempel Jul brevet nedan:
Lägg märke till hur det har ingen hälsning, adress, etc. eftersom de kommer alla att läggas till senare som fält i vårt formulär brev. Det första du behöver göra är att klicka på Välj Mottagare på Utskick fliken:
Det är där du lägger till de människor som kommer att få brev eller importera en lista från en databasfil.
Du kan klicka på Skriv Ny Lista om du vill skapa listan inne i Ordet i sig. Att importera klickar du på Använd Befintlig Lista. I det här exemplet ska vi bara skriva ut listan.
Obs: När du går för att spara dina mottagare lista, Ord kommer att be dig om en plats på din hårddisk för att spara data fil som kommer att skapas.
När du spara dina mottagare i listan, kommer du att märka att en hel del av de ikoner som finns på Utskick i menyfliksområdet är klickbara nu. För att börja lägga till fält i formuläret brev, klicka på en plats i dokumentet för att ange var du vill att fältet ska placeras, och klicka på adressblock.
Detta kommer att ta upp Infoga adressblock dialogrutan.
Klicka på OK för att gå med standard-format och du ska få något som ser ut så här:
Lägg en Retur efter Adress Blocket för att flytta din text ned en rad, klicka på hälsningsrad ikonen:
Detta kommer att ta upp Infoga Hälsning Linje dialogrutan.
Återigen, låt oss gå med standard-format och klickar du bara på OK – knappen.
Nästa, markera där det står <Address Block ->, höger-klicka med musen, välj Punkt och markera sedan kryssrutan bredvid lägg inte till mellanrum mellan stycken i samma stil. Detta kommer att göra den adress block hänga ihop på rätt sätt istället för att ha en tom rad mellan varje del av det.
Klicka på Förhandsgranska Resultat – ikonen som finns på fliken Utskick i menyfliksområdet.
I stället för fältet adressblock indikator, nu ska du se den faktiska innehållet som anges i Word-dokumentet.
När du är klar kan du förhandsgranskar klickar du på Förhandsgranska Resultat ikonen för att stänga av förhandsgranskningen. Nästa, för att se hur man kan lägga till andra fält, klicka bara förbi <Address Block> > i ditt dokument för att göra att din nuvarande position, och sedan klicka på Infoga kopplingsinstruktion ikonen.
Du ska få något som liknar detta:
Välj Land eller en Regionoch klicka sedan på Infoga – knappen.
Prova att klicka på Förhandsgranska Resultat ikonen igen för att se hur det ser ut. Här är mitt exempel nedan:
Nu när standardbrev är riktigt inställt, kan du göra mer avancerade saker som att sätta upp regler. Regler kommer du att visa en text för vissa mottagare och dölja det för andra. För att komma igång, klicka på Regler – knappen.
Du kommer att se en drop-down meny med flera alternativ som Fråga, Fyll i, etc.
I vårt exempel, låt oss välja Om…Då…Annars, som kommer att föra oss till följande dialogruta:
Ändra namn på Fältet: att Country_or_ Regionen, och typ USA i Jämför till: – fältet. Nästa, lägg till lite text i rutorna där det står Sätt i denna text och Annat sätt i denna text. I detta exempel om mottagaren bor i USA, kommer de att få texten God Jul införas i sina brev, medan alla andra kommer att få meddelandet Seasons Greetings.
Här är hur det kommer att se ut när du klickar på OK – knappen och sedan på Förhandsgranska Resultat – knappen.
Nästa observera Förhandsgranska Resultaten avsnitt:
Här kan du klicka på pilknapparna (när Förhandsgranska Resultat är påslagen) till vänster och höger av nummer för att bläddra igenom alla brev som kommer att skickas ut. Detta sätt kan du se till att dina brev kommer att se ut precis innan utskrift eller e-post.
Obs: matcha fält meny val enligt de Regler som finns för att matcha namn på fält i en databas med rubriken namn i din mottagare i listan.
Också för att göra det lättare att se var du har infogat fält i ditt dokument, använd Markera kopplingsfält – knappen.
Det är en växla kan du sätta på och stänga av på ditt omdöme. Slutligen, när du är nöjd med ditt brev, klicka på Slutför Och Koppla ikonen:
Du bör få denna dropdown-meny med tre alternativ.
Välj Redigera Enskilda Dokument för att få Ordet att slå samman alla dina bokstäver tillsammans i ett enda stort dokument som du kan se över innan du skriver ut eller skickar via e-post.
Som du kan se, att skapa standardbrev i Word är inte längre jobbigt det en gång var och du kan skapa och skicka dokument snabbt och enkelt. Om du har några frågor, tveka inte att kommentera. Njut!