Letar du efter ett sätt att samarbeta med andra på ett Word doc? Om så är fallet, kan du göra det mycket enkelt i själva Ordet. Funktionen har funnits i ett par versioner av Office och det fungerar även om den mottagande parten inte har Word installerat på systemet.
Observera att du för att komma igång med att dela dokument i Word, måste du spara dina dokument i molnet. Inte alla dina dokument, men åtminstone en som kommer att vara delad. Det innebär att du behöver konfigurera en OneDrive konto först och sedan logga in på ditt Microsoft-konto i Word.
Dela Word-Doc
När du har OneDrive setup korrekt i Word, gå vidare och klicka på Dela – knappen längst upp till höger på skärmen.
Detta kommer att ta upp en ruta på höger sida av skärmen. Om dokumentet inte har sparats till molnet ännu, du måste klicka på Spara för att Cloud – knappen.
Detta kommer att ta upp den Spara Som i dialogrutan som bör redan vara inställd till OneDrive. Ge filen ett namn och spara den.
När det har sparats och laddats upp till molnet, gå tillbaka till Andel i dialogrutan och du kommer nu att kunna bjuda in människor att delta. Skriv in en e-postadress, väljer om de kan redigera eller bara läsa det och sedan inkludera ett valfritt meddelande.
På den mottagande änden, en e-post kommer fram med en länk till det dokument som lagras i den sändande parten OneDrive konto:
När användaren klickar på länken, det kommer att ta dem till en webbläsare version av Word som kallas Ordet på Nätet, där dokumentet kan redigeras.
Klicka på Redigera i Webbläsare – knappen och du kommer att få bekanta ribbon-gränssnittet på skrivbordet Word-programmet. Användaren kan redigera dokument utan att behöva Word installerat eller behöva ha en OneDrive konto.
Dokumentet sparas automatiskt, så att användaren inte behöver oroa sig för att försöka spara dokumentet i sig. På slutet, kommer du att se ett meddelande dyker upp som säger att andra människor redigera dokumentet och frågar om du automatiskt vill dela förändringar när de inträffar. Jag rekommenderar att klicka på Ja här.
Observera att du inte kommer att se förändringar från andra användare tills du spara dokumentet. Om du klickar på Fil kommer du att se ett nytt meddelande på Info-fliken som säger Dokument Tillgängliga Uppdateringar.
Gå vidare och spara dina dokument och du kommer att få ett meddelande som förklarar att nya ändringar gjorda av andra som kommer att visas med en grön overlay.
Klicka på OK och bläddra igenom dina dokument. Något i grönt är vad som har ändrats eller lagts till av någon annan. I mina tester, om någon bort något från dokumentet, är det inte visade något i grönt.
Observera att när du sparar dokumentet, den gröna markeringen försvinner tills nya förändringar är gjorda. Om du vill hålla reda på vilka förändringar som görs, bör du aktivera Spåra Ändringar på dokumentet innan du delar det, annars är det ganska svårt att berätta vad som händer, i synnerhet om flera personer redigerar dokumentet.
Ovan har jag aktiverat Spåra Ändringar på den Översyn fliken och nu förutom den gröna markerade texten, jag har också den röda vertikala streck i vänstra kolumnen. Eftersom strykningar inte visas i gröna du bara kan se dem genom att spåra förändringar. Klicka på den röda linjen och det kommer visa dig det borttagna innehållet i överstruken.
Generellt, Ordet är ett utmärkt verktyg för att samarbeta i realtid med flera författare eller redaktörer och synkronisering aspekt fungerar mycket bra. En funktion som jag märkt är att när någon annan redigerar en viss punkt, det förhindrar andra från att ändra avsnitt tills den första personen är klar. Detta säkerställer att människor inte skriva samma avsnitt på samma gång. Om du har några frågor, tveka inte att kommentera. Njut!