Soms wilt u misschien een brief die u verstuurt naar heel veel verschillende mensen, maar u wilt bepaalde delen van het geïndividualiseerd te worden voor elke geadresseerde: onderdelen, zoals de begroeting, naam, adres, etc. In Word zegswijze, dit betekent dat je moet een standaardbrief maken, dat is heel eenvoudig te doen.
Voordat je aan de slag met standaardbrieven, moet u ervoor zorgen dat u een database opgezet met alle velden die u wilt opnemen. Een database kan zo simpel zijn als een Excel-spreadsheet met kolommen voornaam, achternaam, adres, etc. Word kunt gegevens importeren uit Excel, Access en tekst documenten. Als je niet al een database hebt ingesteld, kunt u deze altijd te maken in Woord, dat ik zal je laten zien hoe dat te doen.
Om te beginnen maak je een document dat de standaard tekst in zoals het voorbeeld Kerst brief hieronder:
Merk op hoe het heeft geen aanhef, adres, etc. want die zullen allemaal worden later toegevoegd als velden in onze standaardbrief. Het eerste wat je hoeft te doen is klik op Selecteer de Ontvangers die u op de Mailings tabblad:
Hier voeg je de mensen die zullen worden ontvangen van de brief of het importeren van een lijst van een database bestand.
U kunt op Type Nieuwe Lijst als u wilt maken van de lijst in Woord zelf. Importeren, klikt u op Bestaande Lijst. In dit voorbeeld, zullen we gewoon het type uit de lijst.
Opmerking: Wanneer u gaat opslaan in uw lijst van ontvangers, Word u gevraagd een locatie op uw harde schijf voor het opslaan van de gegevens bestand dat wordt gemaakt.
Zodra u uw lijst geadresseerden, zult u merken dat veel van de pictogrammen die op de Mailings lint zijn nu aanklikbaar. Om te beginnen met het toevoegen van velden aan uw formulier, brief, klikt u op een plek in uw document om aan te geven waar u wilt dat het veld te worden geplaatst en vervolgens klik op adresblok.
Dit zal het Adres Invoegen Block dialoog.
Klik op OK om te gaan met het standaard formaat en moet je iets dat er als volgt uitziet:
Voeg vervolgens een Enter na het Adres te Blokkeren om te verplaatsen van uw tekst een regel omlaag, klik dan op de Begroetings Regel pictogram:
Dit zal de Plaats Begroetings Regel dialoogvenster.
Nogmaals, laten we verder gaan met de standaard indeling en klik op de OK – knop.
Markeer vervolgens waar hij zegt: <Adres> Diagramblok>, klik met de rechter muisknop, kies Lid en vervolgens het selectievakje naast niet toevoegen ruimte tussen de leden van dezelfde stijl. Dit zorgt ervoor dat het adres blokkeren hangen goed samen in plaats van het hebben van een lege regel tussen elk deel van het.
Klik dan op het Voorbeeld van het Resultaat pictogram op het tabblad Verzendlijsten in het lint.
In plaats van het veld adresblok indicator, u ziet nu de werkelijke inhoud weergegeven in het Word-document.
Wanneer u klaar bent met het voorbeeld, klikt u op het Voorbeeld van het Resultaat pictogram uitschakelen bekijken. Vervolgens, om te zien hoe andere velden toevoegen, klik net voorbij de <Adres> Diagramblok > in uw document te maken dat uw huidige positie aan, klik dan op de samen voeg Veld Invoegen pictogram.
Zou je zoiets als dit:
Kies een Land of Regioen klik op de Insert toets.
Door te klikken op het Voorbeeld van het Resultaat pictogram weer te zien hoe het eruit ziet. Hier is mijn voorbeeld hieronder:
Nu dat de brief is juist ingesteld, je kan het doen van meer geavanceerde dingen zoals het instellen van regels. Regels zal u toelaten om te laten zien wat tekst voor bepaalde ontvangers en te verbergen voor anderen. Klik om te beginnen op de Regels knop.
Zie je een drop-down menu met een aantal opties zoals Vragen, Fill-in, enz.
Voor ons voorbeeld, laten we kiezen Als…Dan…Anders, dat brengt ons tot de volgende dialoog:
Wijzig het Veld naam: Country_or_ Regioen type van de VS in de Vergelijk: veld. Volgende, voeg tekst aan de vakken waar het zegt deze tekst Invoegen en Anders deze tekst invoegen. In dit voorbeeld is als de ontvanger woont in de verenigde staten, krijgen ze de tekst Merry Christmas ingevoegd in hun brief, terwijl iedereen krijgt het bericht Seizoenen Groeten.
Hier is hoe het eruit zal zien wanneer u op de OK – knop en vervolgens het Voorbeeld van Resultaten – knop.
Volgende, let op de Preview Uitslagen:
Hier kunt u klikken op de pijltoetsen (bij het Voorbeeld van de Resultaten is ingeschakeld) om de linker-en rechterkant van het aantal om te bladeren door alle van de brieven die verstuurd worden. Op deze manier kan je ervoor zorgen dat al uw brieven, er goed uitzien voor het afdrukken of e-mailen.
Opmerking: De velden vergelijken menu keuze onder de Regels is voor het afstemmen van de veldnamen in een database met kop namen in uw lijst geadresseerden.
Ook om het gemakkelijker te maken om te zien waar je bent velden ingevoegd in uw document, gebruik het Hoogtepunt samenvoegvelden knop.
Het is een schakelaar die je aan of uit kunt zetten naar uw goeddunken. Tot slot, als u tevreden bent met uw brief, klik op Voltooien En Samenvoegen pictogram:
U moet deze dropdown menu met drie opties.
Kies Afzonderlijke Documenten Bewerken om Word samenvoegen alle letters samen in één groot document dat u kunt zoeken voordat het afdrukken of verzenden als een e-mail.
Zoals u kunt zien, het maken van standaardbrieven met Woord is niet langer de karwei was het eens en u kunt maken en verzenden van documenten snel en eenvoudig. Als u vragen hebt, voel je vrij om te reageren. Genieten!