Parfois, vous souhaiterez peut-être créer une lettre que vous enverrez à beaucoup de personnes différentes, mais vous souhaitez que certaines parties pour être individualisée pour chaque destinataire: pièces telles que l’accueil, le nom, l’adresse, etc. Dans Word langage, cela signifie que vous devez créer une lettre type, qui est vraiment facile à faire.
Avant de commencer avec la forme des lettres, vous devez vous assurer que vous avez une base de données déjà en place avec tous les champs que vous souhaitez inclure. Une base de données peut être aussi simple qu’une feuille de calcul Excel avec des colonnes pour les prénom, nom, adresse, etc. Word permet d’importer des données à partir d’Excel, Access, et des documents texte. Si vous ne disposez pas déjà d’une base de données de configuration, vous pouvez toujours créer à l’intérieur de Word, je vais vous montrer comment le faire.
Pour commencer, créez un document texte standard en elle comme dans l’exemple lettre de Noël ci-dessous:
Remarquez comment il n’a pas de formule de politesse, adresse, etc. parce que ceux-ci vont tous être ajoutés plus tard en tant que champs de notre formulaire de lettre. La première chose que vous devez faire est de cliquer sur sélection des Destinataires sur les Envois onglet:
C’est là que vous ajoutez les gens qui vont recevoir la lettre ou l’importation d’une liste à partir d’un fichier de base de données.
Vous pouvez cliquer sur le Type de Nouvelle Liste si vous voulez créer une liste à l’intérieur de Mot lui-même. Importer, cliquez sur Utiliser la Liste Existante. Dans cet exemple, nous allons simplement le type de la liste.
Remarque: Lorsque vous allez pour enregistrer votre liste de destinataires, Word vous invite pour un emplacement sur votre disque dur pour enregistrer les données du fichier qui sera créé.
Une fois que vous enregistrez votre liste de destinataires, vous remarquerez que beaucoup de ces icônes qui sont sur les Envois de ruban sont cliquables maintenant. Pour commencer à ajouter des champs à votre lettre de formulaire, cliquez sur un point de votre document pour indiquer où vous souhaitez que le champ soit placé, puis cliquez sur le Bloc d’Adresse.
Cela fera apparaître l’ Insertion du Bloc d’Adresse boîte de dialogue.
Cliquez sur OK pour aller avec le format par défaut et vous devriez obtenir quelque chose qui ressemble à ceci:
Ensuite, ajoutez une Entrée après le Bloc d’Adresse pour déplacer votre texte en bas d’une ligne, puis cliquez sur la Ligne de Salutation icône:
Cela fera apparaître l’ Insertion de la Ligne de Salutation boîte de dialogue.
Encore une fois, allons-y avec le format par défaut et cliquez simplement sur le OK bouton.
Ensuite, mettez en surbrillance où il est dit <Bloc d’Adresse>, cliquez-droit sur la souris, sélectionnez le Paragraphe , puis cochez la case Ne pas ajouter d’espace entre les paragraphes du même style. Cela rendra le bloc d’adresse accrocher ensemble correctement au lieu d’avoir une ligne vide entre chaque partie.
Ensuite, cliquez sur l’ Aperçu des Résultats icône qui se trouve sur l’onglet publipostage, dans le ruban.
Au lieu de l’adresse du bloc indicateur de champ, vous devriez maintenant voir le contenu réel énumérés dans le document Word.
Lorsque vous avez terminé l’aperçu, cliquez sur l’ Aperçu des Résultats de l’icône pour désactiver la prévisualisation. Ensuite, pour voir comment faire pour ajouter d’autres champs, cliquez sur juste après le <Bloc d’Adresse>, dans votre document, assurez-vous que votre position actuelle, puis cliquez sur Insérer un Champ de Fusion de l’icône.
Vous devriez obtenir quelque chose comme ceci:
Choisissez le Pays ou la Région, puis cliquez sur Insérer un bouton.
Essayez de cliquer sur les Résultats de l’Aperçu de nouveau l’icône pour voir à quoi il ressemble. Voici mon exemple ci-dessous:
Maintenant que la forme de la lettre est configuré correctement, vous pouvez faire des choses plus avancées comme la mise en place de règles. Les règles vous permettent de montrer un peu de texte pour certains destinataires et de le cacher aux autres. Pour commencer, cliquez sur les Règles de bouton.
Vous verrez un menu déroulant avec plusieurs options comme Demander, Fill-in, etc.
Pour notre exemple, nous allons choisir Si…Alors…Sinon, qui va nous amener à la boîte de dialogue suivante:
Modifier le nom du Champ: pour Country_or_ Région, et le type etats-unis dans la Comparez à: champ. Ensuite, ajoutez du texte dans les cases où il est dit d’ Insérer ce texte et Sinon insérer ce texte. Dans cet exemple, si le bénéficiaire vit aux états-unis, ils vont obtenir le texte Joyeux Noël inséré dans leur lettre, alors que tout le monde recevra le message Saisons Salutations.
Voici à quoi il ressemblera une fois que vous cliquez sur OK, puis sur Aperçu des Résultats de bouton.
Ensuite, notez la section Aperçu des Résultats:
Ici, vous pouvez cliquer sur les boutons fléchés (lorsque les Résultats de l’Aperçu est activée) à gauche et à droite du chiffre à faire défiler toutes les lettres qui vous sera envoyé. De cette façon vous pouvez vous assurer que toutes vos lettres de regarder à droite avant l’impression ou de l’emailing.
Remarque: Les champs de correspondance menu de choix, en vertu de Règles pour la mise en correspondance des noms de champs dans une base de données avec des noms d’en-tête dans votre liste de destinataires.
Aussi de le rendre plus faciles à voir lorsque vous avez inséré des champs dans votre document, utilisez le mettre en Surbrillance les Champs de Fusion bouton.
C’est un interrupteur à bascule, vous pouvez l’activer et la désactiver à votre discrétion. Enfin, lorsque vous êtes heureux avec votre lettre, cliquez sur Terminer Et Fusionner icône:
Vous devriez obtenir ce menu déroulant avec trois options.
Choisissez Modifier des Documents Individuels pour obtenir le Mot de fusionner toutes vos lettres ensemble dans un gros document que vous pouvez regarder par-dessus avant l’impression ou l’envoi par e-mail.
Comme vous pouvez le voir, la création de la forme des lettres avec le Mot n’est plus une corvée, il était une fois et vous pouvez créer et envoyer des documents rapidement et facilement. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à commenter. Profitez-en!