A volte si desidera creare una lettera che sarà l’invio di un sacco di persone diverse, ma vorrei alcune parti di esso per essere individualizzato per ogni destinatario: parti come il saluto, nome, indirizzo, etc. Nella Parola di gergo, questo significa che si dovrebbe creare una lettera, che è veramente facile da fare.
Prima di iniziare con le lettere, è necessario assicurarsi di disporre di una banca dati già configurato con tutti i campi che si desidera includere. Un database può essere semplice come un foglio di calcolo di Excel con le colonne per nome, cognome, indirizzo, etc. Word è possibile importare dati da Excel, Access e documenti di testo. Se non si dispone già di un database di installazione, si può sempre creare all’interno della Parola, che vi mostrerò come fare.
Per iniziare, creare un documento di testo della norma in esso come il esempio lettera di Natale di seguito:
Si noti come non ha intestazione, l’indirizzo, etc. perché quelli saranno tutti essere aggiunto in seguito, come campi nella nostra lettera. La prima cosa che dovete fare è fare clic su Seleziona Destinatari sulla Mailing scheda:
Questo è dove si aggiungono le persone che riceveranno la lettera o l’importazione di un elenco da un file di database.
È possibile fare clic sul Tipo Nuovo Elenco se si desidera creare la lista all’interno di Word. Per importare, fare clic su Usa Elenco Esistente. In questo esempio, ti basta digitare l’elenco.
Nota: Quando si va a salvare l’elenco dei destinatari, verrà chiesto per una posizione sul disco rigido per salvare il file di dati che verrà creato.
Una volta che si salva il tuo elenco di destinatari, si noterà che un sacco di icone che sono sulla Mailing nastro sono cliccabili ora. Per iniziare ad aggiungere campi al form lettera, fare clic su un punto del documento per indicare dove si desidera che il campo e quindi fare clic su Blocco di Indirizzi.
Questo porterà l’ Inserimento di un Blocco di Indirizzi di dialogo.
Fare clic su OK per andare con il formato di default, e si dovrebbe ottenere qualcosa che assomiglia a questo:
Successivamente, aggiungere un Invio dopo il Blocco di Indirizzi per spostare il testo verso il basso di una riga, quindi fare clic sulla Riga del Saluto icona:
Questo porterà l’ Inserimento Saluto Riga di dialogo.
Ancora una volta, andiamo con il formato di default e basta fare clic sul OK pulsante.
A quel punto, evidenziare dove si dice <Blocco di Indirizzi>, fare clic con il mouse, scegliere il Paragrafo e quindi selezionare la casella accanto a non aggiungere spazio tra i paragrafi dello stesso stile. Questo renderà il blocco di indirizzi appendere correttamente insieme, invece di avere una riga vuota tra ogni parte di esso.
Quindi, fare clic su Anteprima dei Risultati icona che si trova sulla scheda Indirizzi nella barra multifunzione.
Invece il blocco dell’indirizzo indicatore di campo, si dovrebbe ora vedere il contenuto effettivo elencati nel documento di Word.
Quando hai fatto l’anteprima, fare clic su Anteprima dei Risultati icona per disattivare la visualizzazione in anteprima. A quel punto, per vedere come aggiungere altri campi, fare clic su appena passato il <Blocco di Indirizzi> in un documento per rendere la vostra posizione corrente, quindi fare clic su Inserisci Campo Unione icona.
Si dovrebbe ottenere qualcosa di simile a questo:
Scegliere Paese o di una Regione, quindi fare clic su Inserisci pulsante.
Prova a cliccare l’ Anteprima dei Risultati di nuovo l’icona per vedere come appare. Qui è il mio esempio di seguito:
Ora che la lettera è impostato correttamente, si possono fare cose più avanzate, come la creazione di regole. Regole vi permetterà di mostrare un po ‘ di testo per determinati destinatari e nasconderlo per gli altri. Per iniziare, fare clic su Regole pulsante.
Vedrete un menu a tendina con diverse opzioni, come Chiedi, Fill-in, etc.
Per il nostro esempio, si può scegliere Se…Allora…Altrimenti, che ci porterà a la seguente finestra di dialogo:
Modificare il nome del Campo: per Country_or_ Regione, e il tipo USA nel Confrontare: campo. Successivamente, aggiungere un po ‘ di testo per le caselle dove dice di Inserire questo testo e in caso Contrario, inserire il testo. In questo esempio, se il destinatario vive negli USA, di poter ottenere il testo di Buon Natale inserito nella loro lettera, mentre tutti gli altri saranno mostrati anche il messaggio di Auguri.
Ecco cosa sarà simile una volta che si fa clic sul OK pulsante e quindi i Risultati in Anteprima pulsante.
A quel punto, nota la sezione Anteprima Risultati:
Qui è possibile fare clic sui pulsanti freccia (quando l’Anteprima è acceso) a sinistra e a destra del numero di scorrere tutte le lettere che verranno inviate. In questo modo è possibile assicurarsi che tutte le vostre lettere di guardare a destra prima di stampare o inviare e-mail.
Nota: I campi di confronto con menu a scelta secondo le Regole è per i corrispondenti nomi di campo in un database con i nomi di intestazione nel tuo elenco dei destinatari.
Inoltre, per rendere più facile vedere dove hai inserito i campi nel documento, utilizzare il Evidenziare i Campi di fusione pulsante.
È un interruttore che si può accendere e spegnere a vostra discrezione. Infine, quando sei felice con la tua lettera, fare clic su Fine e Unisci icona:
Si dovrebbe ottenere questo menu a discesa con tre opzioni.
Scegliere Modifica Singoli Documenti per ottenere la Parola per unire tutte le vostre lettere in un unico grande documento che si può guardare oltre la stampa o l’invio di email.
Come si può vedere, la creazione di lettere con Word non è più il lavoro di routine di una volta ed è possibile creare e inviare i documenti in modo rapido e facilmente. Se avete domande, sentitevi liberi di commentare. Enjoy!