Hvordan bruke Autotekst og Rask Deler i MS Word 2010

0
379

For flere av de tidligere versjoner av Word, Microsoft har hatt en Autotekst-funksjon som gir brukerne mulighet til å fange opp en del av teksten, og deretter å bruke den om og om igjen i andre deler av deres dokumenter, eller i andre dokumenter; Microsoft har lagt til som funksjon av blant annet noe de kaller, Rask Deler, som i hovedsak fortsatt Autotekst, men tilbyr brukere en litt mer fleksibilitet.

For å se hvordan Autotekst-fungerer med Rask Deler skriv inn noe tekst i en test dokument, i dette eksempel en adresse som vil bli brukt:

Neste, merke teksten og deretter klikke Sett inn – fanen på de viktigste båndet, og deretter klikker du på Rask Deler ikonet:

Du bør få denne drop-down menyen:

Velg Lagre Utvalget til Rask Del Galleri, bør du få en popup-vindu som ser ut som dette:

I de fleste tilfeller kan du gå med standard valg, men hvis du ønsker kan du endre dem til å passe dine behov, og deretter klikker du på Ok – knappen.

Merk: Navnet på den Raske Delen du oppretter, standarder til første linje i din tekst.

For å se resultatene av din innsats, flytte til en annen del av dokumentet, og klikk deretter på igjen på Rask Deler ikonet, bør du se teksten du har tatt i et lite vindu:

Ved å klikke på Rask Deler vinduet med tekst i det fører til at teksten skal settes inn i dokumentet på den aktuelle posisjonen.

Det er en enda raskere måte å få Rask Deler tekst i dokumentet selv, å flytte til en tom plass, og begynner å skrive den samme teksten som du har lagret som Rask Deler tekst, bør du få et lite popup-vindu som viser deg om at Word gjenkjenner at du prøver å skrive i Rask Deler tekst, i dette tilfellet, alt du trenger å gjøre er å trykke på Enter – tasten, og Ordet vil fylle ut resten av Rask Deler teksten for deg.

Merk: Du kan også skrive i bare et par av de første tegnene på din Quick Deler tekst, og trykk på F3-tasten, og Ordet vil sette inn Raske Deler tekst det tror du vil.

Dette er de raske del av Rask Deler, ved å klikke bare ett ikon, kan du umiddelbart se teksten du har fanget og kan sette den inn med bare ett klikk, eller har det settes inn automatisk når det gjenkjenner hva du prøver å skrive.

Ordet har fortsatt den gamle Autotekst-funksjonen; til å bruke den, gjør du det samme som du gjorde med den Raske Deler, bare når du får Opprett Ny byggeblokk popup, i stedet for å gå med standard av Rask Deler under Galleri, i stedet velge Autotekst:

Så, for å bruke det, klikker du igjen på Rask Deler ikonet, så i stedet for å velge ett av feltene for Rask Deler, klikker du stedet der det står Autotekst, bør du se en drop-down meny som ser ut omtrent som dette:

Ved å klikke på hvor du se dine lagrede teksten fører til at tekst som er lagret som skal settes inn i dokumentet akkurat som med Rask Deler.

De to andre innsetting valg fra Quick Deler menyen er Dokumentet Eiendom og Felt:

Dokumentet Eiendom som du kan sette inn tekst med en forhåndsdefinert overskriften i dokumentet, for å se hvordan dette fungerer, klikker du på den, og velg deretter en av de tilgjengelige titler fra popup-menyen.

I dette eksempelet, og vi vil velge Selskap. Etter å ha valgt det, får vi dette inn i våre dokument:

Det er i vente for oss å skrive inn navnet på selskapet vårt, når vi gjør det, ser det ut som dette:

Deretter klikke hvor som helst annet sted i vårt dokument fører det til å se ut som en vanlig tekst. Men, neste gang vi trenger å skrive inn navnet på vårt selskap, vi kan i stedet klikke på Rask Deler ikonet, velg Dokument Eiendom, og da Selskapet fra drop down menyen, og selskapet navn vil bli satt inn i dokumentet.

Det andre alternativet, Field… brukes til å sette inn forhåndsdefinert Word elementer i dokumentet, for eksempel, hvis du ønsker å ha den nåværende tid er satt inn i dokumentet, klikker du på Rask Deler, og velg deretter Feltet… og velg deretter Tid fra vinduet kategori. Gjeldende klokkeslett vil da bli satt inn i dokumentet.

Til slutt, for å slette Rask Deler tekst, klikker du på Rask Deler – ikonet, og deretter høyreklikk i vinduet som inneholder teksten du ønsker å slette, og deretter klikker du på der det står Organisere og Slett:

Deretter klikker du på Slett – knappen nederst på å Organisere og Slett på PopUp-menyen.

Rask Deler og Autotekst er mest nyttig når du finner deg selv å skrive noen bit av teksten over og over igjen, spesielt hvis det er tungvint å skrive, slik som lange tall eller vanskelig å stave navn eller steder.