Een veel voorkomende vraag die ik krijg van lezers van mijn blogs is over hoe om te alfabetiseren een lijst in Word of in Excel. Stel je hebt een lijst van items en je wilt om snel te sorteren in oplopende of aflopende volgorde. Gelukkig, het is echt gemakkelijk in zowel Word-en Excel!
Sorteren in Excel is een beetje makkelijker, omdat je kunt snel sorteren op de verschillende kolommen. Er is geen echte “kolom” in Woord, dus als je een lijst van namen, kunt u sorteren, maar je moet weten dat een paar trucs.
Alfabetiseren in Excel
Eerste, laten we beginnen met alphabetizing in Excel, omdat dat makkelijker is. Open Excel en laad-up van uw lijst. We beginnen met een eenvoudige lijst in slechts één kolom.
Te alfabetiseren in de lijst, klik op het Gegevens tabblad in Excel en u zult zien dat het Sorteren & Filteren van de sectie.
De selectie van de individuele cellen of selecteer de hele kolom, afhankelijk van wat u wilt te alfabetiseren. Klik op de AZ of ZA – knop om alfabetisch oplopend of aflopend.
Als je er op klikt, ziet u de lijst wordt automatisch alfabetische! Makkelijk genoeg!
Als u een lijst van de namen, zoals in het voorbeeld hieronder kunt u kiezen welke kolom u wilt alfabetisch op, maar je moet ervoor zorgen om alles selecteren van de kolommen.
Zodra u beide kolommen, klikt u op de knop Sorteren in plaats van degenen die met de pijl omhoog en omlaag. Je krijgt nu het dialoogvenster Sorteren.
Hier kunt u kiezen voor de kolom en kies vervolgens als u wilt alfabetisch oplopend of aflopend. Als u de voornaam en achternaam in verschillende kolommen, het is echt eenvoudig in Excel.
Alfabetiseren in Word
In Woord, laten we zeggen we hebben dezelfde eenvoudige lijst zoals we begonnen met in Excel.
Nogmaals, selecteert u alle items in de lijst en u ziet de dezelfde AZ – knop als u in Excel onder de Home – tab en Lid rubriek.
Te klikken op de knop zal een soortgelijke sorteren van het dialoogvenster. Als u slechts één veld, kunt u sorteren door de Leden of door een Veld 1.
Klik op OK en de tekst zal worden alfabetische! Makkelijk genoeg!
Nu de truc deel is alphabetizing namen, of wat dat heeft meerdere velden. Het eerste ding om te onthouden is dat je moet gebruik maken van een scheidingsteken, anders wordt de sortering zal niet werken.
Bijvoorbeeld, als het sorteren van namen, konden we gebruik maken van een komma als scheidingsteken tussen de verschillende velden (voornaam, achternaam). U kunt gebruiken wat je wilt, als een scheidingsteken.
Selecteer de tekst en klik vervolgens op de sorteer knop nogmaals in. Klik nu op Opties en ziet u dit dialoogvenster.
Standaard hebben ze Tabbladen en Komma ‘ s voor het scheidingsteken, maar u kunt Andere en alle tekens gebruiken. In ons geval kiezen we Komma ‘ s en klik vervolgens op OK.
Nu in de Soort Tekst – dialoogvenster, klikt u op de vervolgkeuzelijst voor het Sorteren en je ziet nu twee velden, Veld 1 en Veld 2.
Dus als ik wilde alfabetisch op voornaam, zou ik kiezen voor Veld 2. U kunt zoveel velden als u wilt en u kunt sorteren op meerdere velden ook, maar zorg ervoor dat u gebruik maken van de scheidings tekens correct.
Dat is behoorlijk veel! U kunt vrij ingewikkeld sorteren en alphabetizing op deze manier! Genieten!