En lite använd funktion i Microsoft Word är att Jämföra Dokument, vilket är synd, eftersom det kan komma i riktigt bra för de flesta någon som arbetar på en hel del handlingar. Studenter, särskilt bör hitta denna funktion är mycket användbar eftersom det ibland, att människor råkar spara dokument under olika namn, och vill gå tillbaka och använda ett gammalt dokument, men att hitta flera olika versioner av den, eller ibland fler än en person arbetar på ett dokument och sätta ihop allt kan vara en knepig uppgift på annat sätt.
De Jämför Dokument funktionen är ganska enkel att använda, för att börja, klicka på Granska på fliken huvud, band, klicka sedan på Jämför – ikonen:
Du ska få lite rullgardinsmenyn som ser ut så här:
Välj en som säger Jämföra… för att få denna PopUp-ruta:
Klicka på nedåtpilen under Ursprungliga dokumentet, sedan bläddra för att hitta och välja det. Gör sedan samma sak för Reviderade dokumentet. När du gjort det, bör du ha både dokumentets namn visas. Efter det kan du klicka på eller stänga av några eller alla av Jämförelse inställningar och Visa ändringar om du vill, men oftast de standardvärden som ska göra fint. Klicka sedan på OK – knappen. Du ska få något som ser ut så här:
Vilket är lite mycket att ta in i början, men inte så illa när du vet vad varje fönster är till för. Från vänster, är en Sammanfattning och Revision rutan. Den innehåller en slags slag-för-slag om vad som har förändrats mellan de två dokumenten. Nästa, i mitten av skärmen finns dokument som visar vad som har förändrats och hur. Då, på höger sida av fönstret kan du se kopior av original dokument.
Här är en närmare bild av bara den mellersta och högra fönstret rutor:
Här kan du se var orden i rött är det nya tillägg, medan de som tas bort har en genomstrykning visar att de togs ut.
Du bör också notera hur en del av avsnittet Spårning av Översynen band lyser upp när den jämför läge:
Detta innebär att du kan använda dessa alternativ när man jämför dokument. Till exempel, om du klickar på Spåra Ändringar, för att sedan Ändra Alternativ för Spårning, du får detta monster av ett PopUp-fönster:
Hela syftet med alla dessa alternativ är att låta dig ändra attribut av de förändringar som noteras när man jämför två dokument.
Du kan också ändra hur Ord visar dina ändringar, till exempel för att få dem att visas som ballonger, klicka på Visa Markeringar, då Ballonger, för att sedan Visa Revideringar i Ballonger:
För att få dem att visas som ballonger i din jämfört dokument:
Också, enligt de Förändringar avsnitt:
Du kan klicka på Föregående eller Nästa för att gå igenom de förändringar som visas i våra dokument, och sedan Acceptera eller Avvisa varje som du går igenom dokumentet. När du en gång gå igenom alla dina ändringar, skall du hamnar med en handling som är det bästa av två världar, eller åtminstone hur du vill att din färdiga dokumentet ska se ut.
När du gör det, helt enkelt spara dina dokument på vanligt sätt för att producera en färdig produkt.
För att sammanfatta, Jämföra Dokument alternativ i Word kan användas för att någon någon situation där du upptäcker att du har mer än en version av ett dokument och vill se vad dessa skillnader är, och sedan, om du så önskar, att ta delar från varje som du gillar bäst för att producera en slutprodukt.