Outlook-Tips #2: Hvordan å Bruke E-Regler for å Automatisk Flytte Innkommende e-Post i Mapper

0
465

I dette innlegget vil vi ta en titt på hvordan du kan administrere dine Outlook e-post bedre ved å ha innkommende e-post automatisk flyttet inn i egne mapper. Hvis du får mye e-post hver dag, dette kan spare deg masse tid. Snarere enn å måtte bruke en time en gang i uken flytte e-post fra Innboksen din kategorisert mapper, e-regler vil hjelpe automatisere innboksen din organisasjon. E-regler kan virke komplisert, og de kan være hvis du virkelig ønsker å utføre noen avanserte sortering, men hvis du bare ønsker å flytte arbeid e-post til Arbeid mappen automatisk, så det er et stykke kake.

For at reglene skal være nyttig, bør du opprette noen mapper under Innboksen din for å kategorisere e-posten din, slik som Prosjekter, Arbeid, Familie, etc. Du kan opprette mapper ved å klikke på det viktigste-mappen og velge Ny Mappe.

Nå for å komme i gang, åpne Outlook og gå til Verktøy , og klikk Regler og Varsler. I nyere versjoner av Outlook, må du klikke på Fil-kategorien og du vil se Behandle Regler Og Varsler – knappen.

Regler og Varsler viktigste vindu vil dukke opp, og som standard kan du se en regel som allerede er opprettet, avhengig av din versjon av Outlook.

Her vil du klikk Ny Regel – knappen for å komme i gang med din første Outlook e-regelen. I tidligere versjoner av Outlook, de hadde en veiviser som leder deg gjennom hvordan du lager regler, men nå det starter med regler maler. Disse er de vanligste og mest sannsynligvis alt du trenger. Den mest vanlige regelen er den første som er oppført, “Flytte meldinger fra en person til en mappe“. Gå videre og velg den, og klikk deretter Neste.

Du vil legge merke til bunnen listeboks som heter “Trinn 2:” er fortsatt på bunn med noen som er understreket i teksten. I virkeligheten, alt du trenger å gjøre for å sette regelen er å klikke på hyperkoblinger for mennesker eller offentlig gruppe og spesifisert for å velge e-post adressen og hvor du vil de e å gå. Da kan du klikke på Fullfør når du er ferdig. Imidlertid, hvis du ønsker å gjøre regelen mer komplisert, og deretter klikke Neste vil gi deg en hel masse flere alternativer:

Som du sjekk på ulike forhold i den øverste boksen regelen beskrivelse nederst vil også fylle ut med mer hyperkoblinger. Du kan også lage regler som ser etter bestemte ord i e-posten for kropp og utføre handlinger på de e-poster. Neste oppgave er å klikke på hver hyperkobling og velge den tilhørende verdier som e-postadresser, mapper, osv. I vårt eksempel ovenfor, vil du ønsker å klikke på personer eller offentlige gruppe og velge en e-postadresse.

Deretter klikker du på ord som er angitt , og bla til den mappen du ønsker e-posten for å bli flyttet eller klikk Ny, og en ny mappe blir opprettet under uthevet mappen.

Nå vil du se den nederste delen oppdatert med de faktiske verdier for regelen.

Når du klikker på Neste, kan du angi mer handlingene for regelen. Du kan vanligvis forlater dette alene hvis det er en enkel regel, men hvis du vil utføre andre handlinger, som å spille av en lyd, videresende e-post, lage en kopi av det, kan du skrive ut e-post, starte et annet program, kjøre skript, etc, så kan du gjøre alt dette på denne skjermen.

Klikk på Neste når du er ferdig, og du vil bli tatt med til Unntakene dialogboks, hvor du kan velge hvilke betingelser du ville ikke ønsker å ha denne regelen er behandlet. Med mindre du har noen unike tilfeller, kan du la det være tomt), som er standard.

Klikk Neste, og vi har endelig nådd slutten av regelveiviseren! Gi regelen et navn som “Flytt E-post Venner”, slik at du vet hva det gjør når du ser på det senere. Så hvis du har e-postene allerede i Innboksen din som samsvarer med den nye regelen, merker du av for “Kjør denne regelen på meldinger som allerede finnes i Innboksen“. Du kan forlate alt annet som standard, og klikk på Fullfør!

Nå kan du lage regler for mennesker, nyhetsbrev, bank/kredittkort uttalelser og alt annet du kan tenke på å begynne å administrere Outlook-e-post-mer effektivt!