I det här inlägget, vi ska ta en titt på hur du kan hantera din e-post i Outlook bättre genom att ha inkommande e-post automatiskt att flyttas till separata mappar. Om du får mycket e-post varje dag, det kan spara massor av tid. I stället för att spendera en timme en gång i veckan för att flytta e-postmeddelanden från Inkorgen till din kategoriseras mappar, e-reglerna kommer att hjälpa automatisera din inkorg organisation. E-reglerna kan verka komplicerat och det kan de vara om du verkligen vill utföra några avancerade sortering, men om du helt enkelt vill flytta arbete e-post Arbete mapp automatiskt, då är det en bit av kakan.
För att reglerna ska vara användbart, bör du skapa några mappar under din Inkorg för att kategorisera din e-post, till exempel Projekt, Arbete, Familj, etc. Du kan skapa mappar genom att högerklicka på den mapp och välja Ny Mapp.
Nu för att komma igång med att öppna Outlook och gå till Verktyg och sedan på Regler och Aviseringar. I nyare versioner av Outlook, måste du klicka på den Filen fliken och du kommer att se Hantera Regler Och Aviseringar knappen.
Regler och Varningar huvudfönstret visas som standard kan du se en artikel som redan skapats beroende på din version av Outlook.
Härifrån kommer du klicka på Ny Regel för att komma igång med ditt första e-postmeddelande i Outlook-regel. I tidigare versioner av Outlook, de hade en guide som vägleder dig genom att skapa regler, men nu den börjar med att regler mallar. Dessa är de vanligaste och förmodligen allt du någonsin behöver. Den vanligaste regeln är den första listan, “Flytta meddelanden från en person till en mapp“. Gå vidare och välj det och klicka sedan på Nästa.
Du kommer att märka botten listruta som heter “Steg 2:” kvar i botten med några understruken text. I verkligheten, allt du behöver göra att installera regeln är att klicka på hyperlänkar för människor eller allmänheten koncernen och anges för att välja den e-postadress och där du vill ha dem som e-post att gå. Sedan kan du klicka på Finish och du är klar. Men om du vill göra en regel mer komplicerat och klicka sedan på Nästa kommer att ge dig en hel del ytterligare alternativ:
Som ni kolla på olika villkor i-topp-listan i rutan beskrivning av regel i botten kommer också att fylla på med fler länkar. Du kan även skapa regler för att leta efter specifika ord i e-postmeddelandet och sedan utföra åtgärder på de e-postmeddelanden. Din nästa uppgift är att klicka på varje länk och väljer tillhörande värden som e-postadresser, mappar, etc. I vårt exempel ovan, kommer du vill klicka på människor eller offentlig grupp och välja en e-postadress.
Klicka sedan på ordet angivna och bläddra till den mapp som du vill att e-postmeddelandet för att flyttas till eller klicka på Ny och en ny mapp kommer att skapas under den markerade mappen.
Nu ska du se den nedre delen uppdaterad med de faktiska värdena för din artikel.
När du klickar på Nästa kan du ställa in fler åtgärder för regeln. Normalt kan du lämna detta ensam, om det är en enkel regel, men om du vill att också utföra andra åtgärder som att spela upp ett ljud, vidarebefordra e-post, kopiera, skriva ut e-post, starta ett annat program, köra ett skript, etc, då du kan göra allt detta på den här skärmen.
Klicka på Nästa när du är klar och du kommer att föras till Undantag dialogruta, där du kan välja vilka förhållanden som du inte skulle vilja ha denna artikel behandlas. Om du har några unika fall, du kan lämna det tomt, vilket är standard.
Klicka på Nästa och äntligen har vi nått slutet av den regel guiden! Ge regeln ett namn som “Flytta Vänner E-post” så att du vet vad det gör när man ser på det senare. Så om du redan har e-post i din Inkorg som skulle matcha din nya regel, markera rutan “Kör den här regeln på meddelanden som redan finns i Inkorgen“. Du kan lämna allt annat som standard och klicka på Finish!
Nu kan du skapa regler för personer, nyhetsbrev, bank/kreditkort uttalanden och allt annat du kan tänka för att börja hantera din Outlook-e-post-mer effektivt!