Microsoft Excel Grunnleggende Opplæringen – å Lære å Bruke Excel

0
911

Hvis du har Microsoft Office installert, men har aldri rørt Excel før, fordi du enten ikke vet hvordan du skal bruke det eller ikke vet hva det kan gjøre for deg, da MÅ du lese dette innlegget på å lære hvordan du bruker Excel!

Microsoft Excel er et kraftig regnearkprogram som kan brukes til alt fra en enkel database og hele veien opp til en fullverdig Windows-program full med windows forms, makroer og add-ons. Du kan bruke Excel til å beregne en bil lån betaling, grafen data, administrere kunderegistre, holde en adressebok, etc.

Excel er i dag brukt av de fleste store finansinstitusjoner for daglig finansielle data-analyse. Det har et stort utvalg av finansielle funksjoner, formler, og add-ons som gir deg mulighet til å bruke Excel til å lagre og analysere data på en enkel og rask måte.

I denne opplæringen, vi kommer til å gå gjennom det grunnleggende av Excel: opprette arbeidsbøker, bruke regneark, legge inn data, bruke formler, etc, slik at du kan bli komfortabel med programvaren og begynne å lære på egen hånd ved å spille rundt med det.

Første Skritt Inn I Excel

Først, la oss åpne Excel og ta en titt på grensesnittet i programmet. Åpne Excel og en ny arbeidsbok vil automatisk bli opprettet. En Arbeidsbok er øverste nivå objekt i Excel. Den inneholder Regneark, som holder alle de faktiske dataene som du vil arbeide med. En arbeidsbok starter med tre regneark, men du kan legge til eller slette regneark når som helst så lenge det er minst ett regneark i en gitt arbeidsbok.

Nå avhengig av hvilken Excel-versjon du bruker, vil følgende skjerm kan se helt annerledes. Microsoft har endret grensesnitt vilt fra Office 2003 til 2007 til 2010 og til slutt i 2013. Dessverre, jeg har å velge en versjon for å skrive denne opplæringen i og jeg er for øyeblikket velge Excel 2010 fordi det er midt i mellom 2007 og 2013, og alle tre versjoner, bruker den nye ribbon-grensesnitt. Office 2013 gjør bare se mer rene, men den samlede utformingen er fortsatt den samme.

Over toppen, du har Excel-båndet med flere faner og også en haug av små ikonene øverst i Verktøylinjen for hurtigtilgang. Disse små ikoner lar deg utføre svært vanlig Excel-funksjoner, som å legge til eller slette rader i regnearket eller frysing ruter, etc.

Hvis du vil tilpasse båndet grensesnitt, dvs., legge til en knapp eller alternativet som du savner fra en eldre versjon av Excel, kan du gjøre det ved å klikke på Fil og deretter klikke på Valg.

Nå klikker du på Tilpass Båndet nederst til venstre, og du vil være i stand til å legge til eller fjerne eventuell alternativ som du kunne ønske. Som standard, det viser du den populære kommandoer, men du kan klikke på nedtrekksmenyen for å se alle mulige alternativer for forskjellige kategorier. Også, kan det være et alternativ jeg virkelig liker er å velge Kommandoer Ikke i Båndet fra nedtrekksmenyen. På den måten kan du enkelt se hvilke kommandoer som er allerede ikke på båndet, og deretter legge til noen du føler du trenger.

På bunnen av skjermen, vil du se tre ark, heter Ark1, Ark2 og Sheet3. Dette er standard-nummer som hver Excel-arbeidsbok du starter med.

På eldre versjoner av Excel oppgaveruten var plassert på høyre side av skjermen, men den har nå blitt fjernet, og alle funksjoner er flyttet til kategorien Fil. Dette er hvor du kan utføre mange vanlige oppgaver, for eksempel å åpne en arbeidsbok, kan du opprette en ny en, utskrift og mer.

Komme i Gang med Excel

Den beste måten å lære noe er å faktisk gjøre noe nyttig, og Excel er det beste eksempelet på dette! La oss si at du er en videregående skole eller høyskole lærer og du ønsker å holde styr på studentens karakterer, beregne gjennomsnitt og fortelle dem den laveste karakter de ville trenge for å komme på deres avsluttende eksamen for å bestå faget.

Høres ut som et enkelt problem, og det er (når du får formelen på hodet)! Excel kan gjøre dette for deg svært raskt, så la oss se hvordan.

First off, la oss skriv inn noen data i celler i Excel. I Excel, kolonnene er merket starter fra En og fortsetter å Z og utover. En celle er rett og slett en bestemt rad nummer, og kolonnen, dvs. A1 er den aller første celle i et Excel-regneark.

La oss skriv inn Studenter til brønn A1 , og skriv deretter inn En gjennom E som student navn fortsetter nedover i kolonne A som vist nedenfor:

La oss nå gå inn Test 1, Test 2og Test 3 i celle B1, C1 og D1 henholdsvis. Nå har vi 5 x 4 rutenett, så la oss fylle ut noen falske test karakterer også, som vist nedenfor:

Nå, la oss lære noen av de grunnleggende formatering celler i Excel. Akkurat nå våre tabellen ikke ser veldig fin siden tekst og tall er justert annerledes og overskrifter er ikke visuelt skille fra data. Først, la oss center alle data, slik at ting ser bedre. Klikk på celle A1 , og dra musen ned til celle D6 for å markere hele datasettet:

Deretter klikker du på fanen Startside, og klikk på Center Rettferdiggjøre knappen. Nettet er nå pent sentrert med alle data direkte under overskriftene.

La oss nå se mer på hvordan vi kan Excel-format-celler. La oss endre fargen på den første raden til noe annet, slik at vi kan tydelig skille hodet fra data. Klikk på celle A1 , og dra musen mens du holder knappen nede til celle D1. Høyre klikk og velg Formater Celler.

Nå er det to alternativer du har på dette punktet. Du vil legge merke til i bildet ovenfor, en vanlig høyre-klikk meny som starter med Klipp ut, Kopier, etc, men du vil også legge merke til et slags flytende verktøylinjen rett ovenfor menyen. Dette flytende meny er slags et populært valg verktøylinje som lar deg raskt endre skrift, endre tekststørrelsen, formatere cellen som penger eller andel, kan du endre bakgrunnen eller font farge og legge grenser til cellen. Det er praktisk fordi du ikke trenger å åpne dialogboksen Formater Celler separat og gjøre det der.

Hvis du har å gjøre noe mer avansert formatering ikke er tilgjengelig i rask verktøylinjen, og deretter gå videre og åpne dialogboksen. I denne opplæringen vil jeg vise deg dialogboksen metode bare slik vi kan se det. I Celler på Format-dialogboksen, klikk på Mønstre fanen, og velg en farge fra paletten. Jeg valgte gult for å gjøre det tydelig.

Klikk OK, og du vil nå se at fargen har blitt endret for de valgte cellene.

La oss også legge til noen grenser mellom cellene slik at hvis vi bestemmer oss for å skrive ut Excel-ark, vil det være svarte linjer mellom alt. Hvis du ikke legger til grenser, og linjene du ser i Excel som standard ikke skriv ut på papir. Velg hele nettet og gå på Format-Celler igjen. Denne gangen kan du gå til Grensen kategorien. Klikk på Utsiden og Innsiden knappene, og du bør se den lille skjermen boksen rett under knappene endres tilsvarende med grenser.

Klikk OK, og du skal nå ha svarte linjer mellom alle cellene. Så nå har vi formatert vårt rutenett til å se mye hyggeligere! Du kan gjøre denne typen formatering for data også i måten du føler det er hensiktsmessig.

Ved hjelp av Formler og Funksjoner i Excel

Nå la oss komme til den morsomme delen: ved hjelp av Excel-tabeller og formler til å faktisk gjøre noe! Så vi ønsker å først beregne den gjennomsnittlige karakteren for våre 5 studenter etter 1. tre eksamener. Excel har en gjennomsnittlig funksjon som vi kan bruke til å beregne denne verdien automatisk, men vi kommer til å gjøre det på en litt annen måte for å vise formler og funksjoner.

Legg til en overskrift kalt Summen i kolonne F og Avg i kolonne G og formatere dem på samme måte som vi gjorde den andre header celler.

Nå først vil vi bruke Excel-sum-funksjonen til å beregne summen av de tre karakterer for hver elev. Klikk i celle F2 og skriv inn “=sum(” uten anførselstegn. = Tegnet forteller Excel at vi har tenkt på å sette noen form for formel i denne cellen. Når du skriver i den første parentesen, Excel vil vise en liten etikett som viser deg hvilke typer av variabler denne funksjonen tar.

Ordet SUMMEN er en innebygd funksjon i Excel som beregner summen av et angitt område av celler. På dette punktet etter den første parentesen, kan du velge hvilket celleområde du ønsker å oppsummere! Ingen trenger å skrive cellene én etter én! Gå videre og velg cellene B2 til D2, og du vil se at formelen er automatisk oppdatert og er i blått.

Når du velger utvalg, skriver i den avsluttende parentesen (Shift + 0) og trykk Enter. Og nå har du summen av tallene! Ikke for hardt til høyre!? Men, du kan kanskje si at det ville være en kongelig smerte å gjøre dette for et sett av 100 eller 500 studenter! Vel, det er en enkel måte å kopiere formelen automatisk for de andre elevene.

Klikk på cellen F2 og deretter flytt din musen sakte til nedre høyre kant av cellen. Du vil legge merke til at markøren endres fra en feit hvit cross til en tynn svart kors og nederst i høyre hjørne av cellen er i en liten sort boks.

Klikk og hold musen nede når det endringer, og deretter dra det til rekken av de siste student. Og med det, Excel bruker den samme formelen, men oppdateringer gjeldende rad cellene slik at summen er beregnet for hver rad ved hjelp av raden data.

Neste, klikk i celle G2 og skriv inn = tegn til å betegne vi starter med en formel. Siden vi ønsker å dele summen av 3 for å få det gjennomsnittlige, type = – tegnet, og velg deretter sum celle F2. Fortsett med formelen ved å skrive “/3”, som betyr divideres med 3.

Trykk på Enter, og du nå har skrevet inn din egen gjennomsnittlig forumla! Du kan bruke parenteser, og utføre alle matematiske funksjoner i denne samme måte. Nå gjør det samme som vi gjorde med den gjennomsnittlige kolonnen, og klikk på den lille svarte boksen nederst i høyre hjørne i cellen G2 og dra den ned til bunnen. Excel vil beregne gjennomsnittet for resten av cellene ved hjelp av formelen.

Og til slutt, la oss sette i en mer formel for å regne ut hva hver student måtte komme på det siste for å få En a i klassen! Vi må vite tre biter av informasjon: deres nåværende stadium, ståkarakter for klassen og hva prosent de siste er verdt av den totale karakteren. Vi har allerede i sin nåværende stadium som vi beregnet, og vi kan anta en 70 er ståkarakter og siste er verdt 25% av den totale karakteren. Her er oppskriften, som jeg fikk fra dette nettstedet.

Endelig Karakter = Eksamen Verdt x Eksamen Score + (1 – Eksamen Verdt) x Nåværende Stadium

Endelig Karakter vil være 70-siden som er bestått resultat vi er forutsatt, Eksamen er Verdt .25, og vi må løse for Eksamen Score. Så ligningen ville bli:

Eksamen Score = (Endelig Karakter – (1 – Eksamen Verdt) x Nåværende Stadium)/ Eksamen Verdt

Så la oss lage en ny header i kolonne i og i celle I2, beging å skrive “=(70-(1-.25)*” og deretter merker du celle G2 og deretter fortsette med “)/.25” og trykk deretter på Enter. Du bør nå se den karakter som kreves, og også formelen på formellinjen over kolonnen navn. Som du kan se nedenfor, Student Et behov for å få minst en 49 for å sørge for at de får en 70 bestått for deres endelige karakteren.

Igjen, ta tak i bunnen svarte boksen av cellen og dra den ned til bunnen av datasettet. Og viola! Du har nå brukt Excel-funksjoner, opprettet egne formler i Excel og formatert celler for å gjøre dem visuelt tiltalende.

Håper dette hjalp! Jeg skal prøve og skrive mer som dette for seg mer avanserte funksjoner i Excel og andre Office-produkter. Vennligst la dine kommentarer på dette Excel tutorial! Nyt!