Om du har Microsoft Office installerat, men har aldrig rört Excel innan eftersom du antingen inte vet hur man använder det eller inte vet vad det kan göra för dig, då du MÅSTE läsa detta inlägg på att lära sig hur man använder Excel!
Microsoft Excel är ett kraftfullt kalkylprogram som kan användas för allt från en enkel databas och hela vägen upp till en fullfjädrad Windows-program full med windows forms, makron och tillägg. Du kan använda Excel för att beräkna en bil lån betalning, diagram data, hantera kundregister, hålla en adressbok etc.
Excel används idag av de flesta stora finansiella institutioner för dagliga finansiella data analys. Den har ett stort utbud av finansiella funktioner, formler och tillägg som gör att du kan använda Excel för att lagra och analysera data på ett enkelt och snabbt sätt.
I den här guiden kommer vi att gå igenom grunderna i Excel: skapa arbetsböcker med hjälp av kalkylblad, mata in data, med hjälp av formler, etc, så att du kan bli bekväm med den programvara och börja lära sig på egen hand genom att leka med det.
Första Stegen In I Excel
Första, låt oss öppna Excel och ta en titt på gränssnittet för programmet. Öppna Excel och en ny arbetsbok skapas automatiskt. En Arbetsbok är den högsta nivån av objekt i Excel. Det innehåller Arbetsblad, som håller alla de faktiska uppgifter som du kommer att arbeta med. En arbetsbok som börjar med tre kalkylblad, men du kan lägga till eller ta bort kalkylblad som helst så länge det är minst ett kalkylblad i en viss arbetsbok.
Nu beroende på vilken version av Excel som du använder följande skärm kan se helt annorlunda. Microsoft har ändrat gränssnitt vilt från Office 2003 till 2007 och 2010, och slutligen i 2013. Tyvärr har jag att välja en version att skriva den här guiden i och jag är för närvarande att välja Excel 2010 eftersom det är mitt i mellan 2007 och 2013 och alla tre versioner att använda det nya menyfliksområdet. Office 2013 inte bara gör den ser mer ren, men den övergripande layouten är fortfarande den samma.
Överst har du Excel band med flera flikar och även ett gäng små ikoner längst upp i Verktygsfältet snabbåtkomst. Dessa små ikonerna kan du utföra mycket vanliga Excel-funktioner som att lägga till eller ta bort rader i kalkylbladet eller frysning rutor, etc.
Om du vill anpassa menyfliksområdet, dvs, lägga till en knapp eller ett alternativ som du saknar från en äldre version av Excel kan du göra det genom att klicka på Filen och sedan klicka på Alternativ.
Nu kan du klicka på Anpassa Menyfliksområdet längst ner till vänster och du kommer att kunna lägga till eller ta bort eventuella alternativ som du kan möjligen. Som standard, det visar du den populära kommandon, men du kan klicka på rullgardinsmenyn för att se alla möjliga alternativ för olika flikar. Också ett alternativ jag verkligen gillar är att välja Kommandon som Inte finns i Menyfliksområdet från den nedrullningsbara listan. På så sätt kan du lätt se vilka kommandon som redan finns inte på band och sedan lägga till alla du känner som du behöver.
I botten av skärmen, du kommer att se tre blad, med namnet Tabell1, Tabell2, och Sheet3. Detta är den förvalda nummer som varje Excel-arbetsbok som börjar med.
På äldre versioner av Excel åtgärdsfönstret var placerad på höger sida av skärmen, men det har nu tagits bort och alla funktioner har flyttats till fliken Arkiv. Det är där du kan utföra många vanliga uppgifter som att öppna en arbetsbok, skapa nya, skriva ut och mycket mer.
Komma Igång med Excel
Det bästa sättet att lära sig något är att faktiskt göra något nyttigt och Excel är det bästa exemplet på detta! Låt oss säga att du är en high school eller college lärare och du vill hålla koll på din student grader, beräkna medelvärde och berätta för dem den lägsta klass som de skulle behöva för att få sin tentamen för att bli godkänd klass.
Låter som ett enkelt problem och det är (när du får formel i huvudet)! Excel kan göra detta för dig mycket snabbt, så låt oss se hur.
Först och främst, låt oss in några data i celler i Excel. I Excel kolumner märkta med utgångspunkt från En och fortsätter att Z och utanför. En cell är helt enkelt ett visst antal rader och kolumner, dvs A1 är den allra första cell i ett Excel-kalkylblad.
Låt oss typ Studenter i väl A1 och skriv sedan En genom E som student namn fortsätter man ner En kolumn som visas nedan:
Låt oss nu gå in Prov 1, Prov 2och Prov 3 i cellerna B1, C1 och D1. Nu har vi en 5×4 rutnät, så låt oss fylla i några falska testa grader också så som visas nedan:
Låt oss nu lära dig några av grunderna för formatering av celler i Excel. Just nu vårt bord ser inte särskilt trevligt eftersom text och siffror är justerade på olika sätt och rubriker är inte visuellt separat från data. Första, låt oss center all data så att det ser trevligare. Klicka på cell A1 och dra musen till cell D6 för att markera hela den uppsättning uppgifter:
Klicka sedan på fliken start och klicka på Center Motivera knappen. Nätet är nu fint centrerad med alla uppgifter direkt under rubrikerna.
Låt oss nu titta mer på hur vi kan formatet Excel celler. Låt oss ändra färg på den första raden till något annat så att vi tydligt kan separera huvudet från data. Klicka på cell A1 och dra musen medan du håller-knappen nertryckt för att cell D1. Högerklicka och välj Formatera Celler.
Nu finns det två alternativ som du har på denna punkt. Du kommer att märka i bilden ovan, en normal högerklicka på menyn som börjar med att Klippa ut, Kopiera, etc, men du kommer också att märka en typ av flytande verktygsfältet ovanför menyn. Denna flytande menyn är typ av ett populärt alternativ för verktygsfält som låter dig snabbt ändra typsnitt, ändra storlek på texten, formatera cellen som pengar eller procent, kan du ändra bakgrunden eller teckensnittet färg och lägga till ramar till cellen. Det är praktiskt eftersom du inte behöver öppna dialogrutan Formatera Celler separat och göra det där.
Om du har för att göra lite mer avancerad formatering inte är tillgängliga i snabb verktygsfältet, och sedan gå vidare och öppna dialogrutan. I den här guiden kommer jag att visa dig dialogrutan metod bara så att vi kan se det. I dialogrutan Formatera Celler, klicka på Mönster – fliken och välj en färg från paletten. Jag valde gul för att göra den tydlig.
Klicka på OK och du kommer nu se att färgen har ändrats för de markerade cellerna.
Låt oss också lägga till några gränser mellan cellerna så att om vi bestämmer oss för att skriva ut Excel-ark, det kommer att bli svart linjer mellan allt. Om du inte lägger till gränser, de linjer som visas i Excel som standard inte behöver skriva ut på papper. Välj hela nätet och gå till Format-Celler igen. Denna gång går till den Gränsen fliken. Klicka på Utsidan och Insidan knappar och du bör se den lilla displayen rutan direkt under knapparna ändrar detta med gränser.
Klicka på OK och du bör nu ha svarta linjer mellan alla celler. Så nu har vi formaterat vårt nät att se mycket trevligare! Du kan göra denna typ av formatering för dina data på det sätt du känner är lämpligt.
Med hjälp av Formler och Funktioner i Excel
Låt oss nu komma till det roliga: att använda Excel-funktioner och formler för att faktiskt göra något! Så vi vill att först beräkna det genomsnittliga betyget för våra 5 studenter efter sin 1: a tre tentor. Excel har i genomsnitt en funktion som vi kan använda för att beräkna detta värde automatiskt, men vi kommer att göra det på ett något annorlunda sätt för att visa formler och funktioner.
Lägg till en rubrik som heter Summan i kolumn F och Avg i kolumn G och formatera dem på samma sätt som vi gjorde andra header celler.
Nu först ska vi använda Excel summa-funktionen för att beräkna summan av tre grader för varje elev. Klicka i cell F2 och skriv in “=summa(” utan citattecken. Tecknet = som berättar Excel som vi planerar att sätta någon typ av formel i cellen. När du skriver i den första parentesen, Excel visas en liten etikett som visar dig vilka typer av variabler denna funktion tar.
Ordet SUMMAN är en inbyggd funktion i Excel som beräknar summan av ett specificerat cellområde. Vid denna punkt efter den första parentesen kan du markera det cellområde du vill summera! Något behov av att skriva celler en efter en! Gå vidare och markera cellerna B2-D2 och du kommer att se att formeln uppdateras automatiskt och är i blått.
När du väljer sortiment, typ i högerparentes (Shift + 0) och tryck på Enter. Och nu har du summan av siffrorna! Inte för hårt rätt!? Du kan dock säga att det skulle vara en kunglig smärta att göra detta till en serie 100 eller 500 studenter! Tja, det finns ett enkelt sätt att kopiera formeln automatiskt för de andra eleverna.
Klicka på cell F2 och sedan flytta din mus långsamt till nedre högra kanten av cellen. Du kommer att märka att ändras markören från en fat-vita korset till en mager svart kors och längst ned till höger i cellen är en liten svart låda.
Klicka och håll musen ner eller när den förändras och dra den sedan till raden av de sista student. Och med det, Excel använder samma formel, men uppdaterar den aktuella raden celler så att de belopp som beräknas för varje rad med hjälp av rad som s uppgifter.
Nästa, klicka i cell G2 och skriv = tecken för att beteckna vi startar en formel. Eftersom vi vill att dividera summan med 3 för att få den genomsnittliga skriv tecknet = och välj sedan den summan cell F2. Fortsätt med den formel genom att skriva “/3”, vilket innebär att dividera med 3.
Tryck på Enter och du har nu angett din egen genomsnittliga formel! Du kan använda parenteser och utföra alla matematiska funktioner på samma sätt. Nu gör samma sak som vi gjorde med den genomsnittliga kolumnen och klickar på den lilla svarta rutan i nedre högra hörnet i cell G2 och dra den ner till botten. Excel för att beräkna den genomsnittliga för resten av cellerna med din formel.
Och slutligen, låt oss sätta in en formel för att beräkna vad varje elev skulle ha för att få på sista för att få Ett a i klassen! Vi måste känna till tre bitar av information: deras nuvarande betyg, slutbetyg för klassen och hur många procent det sista är värt att av den totala betyget. Vi har redan i sin nuvarande klass som vi beräknat och vi kan anta att en 70 är godkänt och den sista är värt att 25% av den totala betyget. Här är formeln, som jag fick från denna webbplats.
Slutbetyg = Exam Värt x Tentamen Betyg + (1 – Examen Värt) x Nuvarande betyg
Slutbetyg skulle vara 70 eftersom det är den passerar betyg vi antar, Examen Värt är .25 och vi har att lösa för Tentamen Betyg. Så ekvationen skulle bli:
Tentamen Betyg = (slutbetyg – (1 – Examen Värt) x Aktuell Klass)/ Examen Värt
Så låt oss skapa en ny header i kolumn i och i cell I2, beging att skriva “=(70-(1-.25)*” och sedan markera cell G2 och sedan fortsätta med “)/.25” och tryck sedan på Enter. Du bör nu se den kvalitet som krävs och även formeln i formelfältet ovanför kolumnen namn. Som du kan se nedan, Student Ett behov att få minst en 49-se till att de får ett 70 förbi betyg för deras slutbetyg.
Igen, ta tag i den nedre svarta rutan på cellen och dra den ner till botten av datamängden. Och viola! Du har nu använt Excel-funktioner, skapat din egna formler i Excel och formaterade celler för att göra dem tilltalande.
Hoppas detta hjälpte! Jag ska försöka skriva mer så här för mer avancerade funktioner i Excel och andra Office-produkter. Vänligen lämna dina synpunkter på den här Excel-tutorial! Njut!