Skapa en Dropdown-Listor i Excel med hjälp av Data Validering

0
682

Om du är en stor Excel-användare, då du kanske har hittat dig själv i en situation där du önskat att du kunde bara ha plockat ett värde för en cell från en rullgardinsmeny med olika val i stället för att kopiera och klistra in text mellan celler. Till exempel, låt oss säga att du har en Excel-ark för din egen personlig budget och varje gång du anger en transaktion på en ny rad, som du skriver om sin inkomst eller en utgift.

Bra ibland kan du skriva det i felaktigt eller du kanske har en lång lista med olika typer av utgifter och inkomster, så detta kan vara en smärta för att bevara och minnas. En enkel lösning i Excel för att skapa en egen rullgardinsmeny med olika val dras från en viss kolumn på samma ark eller ett annat blad. Detta kan vara mycket användbart eftersom du nu kan använda ett ark för att lagra alla dina referenslistor som en databas och använda dem på andra blad i arbetsboken.

Så hur gör vi detta? Det är faktiskt inte så svårt! Här är hur:

1. Först, skapa en ny arbetsbok och på Blad1 börja i rad 1, kolumn 1 (A1) och skriv några bekostnad kategorierna i kolumnen. Till exempel, här är vad jag kom upp med:

2. Nu när du fick din referens lista, gå vidare och välj celler med data i dem. I vårt fall ska vi markera de celler från A1 till A8. Vänster klicka på A1 och håll nere musknappen och dra tills du kommer till A8.

3. Nu i rutan bredvid formeln textrutan till vänster (även kallad rutan Namn), skriv in ett namn för listan och tryck på Enter. Jag skrev i Kostnader för vår lista. Gör detta i grund och botten ger celler från A1 till A8 ett namn så att den grupp av celler kan nu anropas med ett namn snarare än att säga A1 till A8.

4. Nu kan vi använda vår lista för att skapa en dropdown-meny med dessa värden. Första markera den cell där du vill ha din dropdown listan ska skapas. Detta kan vara på samma ark eller på en annorlunda blad. Jag gick fram och markerade cellen A1 i Sheet2 för exempel.

Därefter går du till huvudmenyn och väljer Data och sedan Validering. Om du använder en version av Excel med ribbon-gränssnittet, måste du klicka på Data fliken.

Inställningar flik välj Lista under Tillåta rubrik. Se till att In-cell dropdown är valt och skriv in det namn som vi precis hade skapat tidigare (Kostnader i detta fall) med ett = tecken i fronten. Så det borde vara “=Kostnader“.

Klicka på OK och du kommer nu se att den aktuella cellen du har valt har en liten pil som pekar nedåt bredvid. Klicka på pilen och du kommer att se listan över objekt från att vi har skrivit till Sheet1.

Vad händer om du behöver för att lista i 1000 rader? Tja, det är enkelt också. Bara flytta pekaren till det nedre högra hörnet av cell A1 och sedan dra det så långt ner som du vill. Alla celler har nu den nedrullningsbara listan.

Det är det! Kom ihåg, här kan användas på alla Excel-ark där du har någon form av sökning lista som du måste skriva in i om och om igen. Med hjälp av Data Validering, kan du undvika mänskliga misstag och öka effektiviteten.Om du har några frågor om att använda dropdown-listor i Excel, skriva en kommentar och jag ska försöka att hjälpa till. Njut!