Hvordan til å Spore Endringer i Excel

0
5932

Er du ute etter en måte å spore endringer som er gjort til et Excel-regneark? Det er mange tilfeller der du har til å distribuere en fil til flere folk og holde styr på hvilke endringer som ble gjort. Du ønsker kanskje å spore når endringen ble gjort, hvem som gjorde endringen, hva cell endringen ble gjort og hvilke data som ble endret.

Excel har innebygd sporing funksjoner som kan håndtere alle av de ovennevnte tilfellene. Du kan enkelt gå gjennom alle endringer direkte i regnearket, og du kan også akseptere eller avvise hver endring. Det er noen punkter å huske om sporing funksjoner i Excel:

1. Slå på sporing betyr ikke at du kan gå tilbake til regnearket tilbake i tid til en tidligere tilstand ved å angre endringene. Det er i utgangspunktet en loggfil som registrerer alt, og det er det. Kan du manuelt gå inn og se hvilke data som ble slettet eller lagt til, men du må gjøre endringer i regnearket deg selv.

2. Slå på sporing betyr ikke at hver eneste endring du gjør, vil bli tatt opp. Alle data som er lagret i en celle er sporet, men andre endringer som formateringen er ikke. Andre endringer som kan spores ikke inkluderer skjule/unhiding rader og kolonner, kommentarer og celle verdier som endres til grunn en formel for beregning.

3. Endre historien er bare holdt på i 30 dager som standard. Hvis du gjør endringer i et Excel-regneark, og deretter åpne arbeidsboken på nytt 45 dager senere, da vil du være i stand til å se endringsloggen for alle 45 dager før du lukker arbeidsbok. Når du lukker det, noen endring historie eldre enn 30 dager, vil være borte. Det betyr at neste gang du åpner det, vil du ikke være i stand til å se at en endring du hadde gjort 45 dager tidligere.

4. Når du vil slå på sporing, arbeidsboken blir en delt arbeidsbok. Dette betyr at flere brukere vil være å gjøre endringer i dokumentet.

Nå som du kjenner til noen grunnleggende om hvordan sporing arbeider i Excel, la oss snakke om hvordan du aktiverer det, endre innstillinger og holde styr på endringer!

Aktivere Sporing

La oss gå videre og slå på sporing første. Åpne Excel, og klikk på den Gjennomgang kategorien på båndet. Helt til høyre, bør du se et valg som heter Spore Endringer under Endringer delen.

Klikk på knappen og velg Marker Endringer. Du vil få opp en dialogboks der du trenger nå å krysse av for alternativet “Spor endringer ved redigering. Dette har også aksjer arbeidsboken”.

Du har flere alternativer her, inkludert Når, Hvemog Hvor. For Når, Alle betyr at alle endringer vil bli uthevet. Du har også muligheten til å fremheve endringer fra forrige gang du lagret dokumentet, siden en bestemt dato, eller endringer som ennå ikke har blitt anmeldt.

Hvis du merker Somdu kan velge å spore endringene som gjøres av hvem som helst eller endringer som er gjort ved alle bortsett fra deg. Den Der alternativet gir deg mulighet til å spore endringer kun for en bestemt del av regnearket. Bare klikk på knappen til høyre og velg celleområdet du ønsker å holde styr på.

Til slutt, du kan un-sjekk Markere endringer på skjermen alternativet hvis du ikke vil at andre skal vite at du er sporing av endringer. Som standard når du starter sporing og dette alternativet er valgt, vil alle endret celle viser en liten pil øverst til venstre for å indikere at den ble endret.

Også, hvis du klikker på en endret celle (med Markere endringer på skjermen er slått på), vil du få et lite popup-vindu som viser hva verdien ble endret fra og forandret seg og til hvilken tid. Hvis du fjerner merket for Markere endringer på skjermen-alternativet, det lille, svarte trekanten vil ikke dukke opp.

Så hva kan du gjøre, for eksempel, er å skjule endringene på skjermen ved ikke å merke av i boksen, kan du sende ut din fil for alle som har å gjøre endringer til det, og når du får det tilbake, går du bare til å Spore Endringer og kontroller boksen.

Konfigurere Sporing

Neste trinn er å ta en titt på innstillingene for sporing og justere dem til å passe dine behov. For å gjøre dette, klikk på Dele Arbeidsboken knappen som er rett til venstre for Spor Endringer – knappen. Klikk på Avansert – fanen når de Dele Arbeidsboken dialogen dukker opp.

Her kan du endre antall dager for å endre historien til noe annet enn 30 dager. Som standard oppdateres endringene når filen er lagret, men du kan gjøre det slik at det automatisk gjøres hvert par minutter. Til slutt, kan du velge hvordan du vil håndtere konflikter: enten ved å bli bedt om det eller rett og slett la den siste endringen når du lagrer filen vinne.

Visning Av Endringer

Når du har aktivert sporing og gjort noen endringer, kan du klikke på Spor Endringer-knappen på nytt, klikker du på Merke Endringer, og du vil merke at endringer på et nytt ark boksen er ikke lenger nedtonet.

Kontroller at og klikk på OK. Et nytt regneark kalt Historie vil bli lagt som vil la deg vise alle de endringer som har blitt gjort til at arbeidsbok.

På et tidspunkt må du enten godkjenne eller avvise endringer. Du kan se gjennom alle endringer og deretter plukke og velge hvilke du vil beholde eller forkaste.

Bare klikk på Spor Endringer igjen og velg Godta/Avvise Endringer. Velg valg for å velge hvilke endringer du vil godta eller avvis. Hvis du ønsker å gjennomgå alle endringer, bare legg igjen Når sjekket og sørg for at den er satt til Ikke Gjennomgått.

Klikk OK og Excel vil begynne å vise deg hver endring som ble gjort, og gir deg muligheten til å Godta eller Avvis. Du kan også Godta Alle eller Avvise Alle endringer om du ønsker det.

Hvis du avviser en endring, vil det umiddelbart gå tilbake til det som opprinnelig var i denne cellen. Det er verdt å merke seg at hvis en annen celle referanser innholdet av den avviste celle, så at verdien vil også endre seg når den refererte cellen verdi tilbake. Dette kan føre til formler til pause, osv, så vær forsiktig.

Det er det! Nå kan du spore alle endringer som gjøres i Excel enkelt ved å bruke dette bygget-in-funksjonen. Hvis du har noen spørsmål, kan du legge inn en kommentar. Nyt!