Går ut från kontoret snart och behöver konfigurera en frånvarande, Borta eller Semester meddelande i Outlook? Du skulle tror att det skulle vara super lätt, men tyvärr är det inte! Det finns faktiskt två sätt att skapa ett automatiskt svar och det beror på om Outlook är fristående eller som använder Microsoft Exchange.
Om du är i en företagsmiljö och Outlook är ansluten till MS Exchange, och sedan sätta en av office-svaret är egentligen mycket enkelt. Låt oss gå igenom den metod som först och sedan kommer vi att diskutera hur man kan göra det om du inte använder Exchange.
Frånvaromeddelande w Utbyte
I Office 2007 och tidigare, gå till Verktyg och klicka på frånvarohanteraren. Observera att detta bör ske automatiskt i Outlook 2003 och Outlook 2007 när du använder Exchange. Om du inte ser alternativet, du använder inte Exchange.
I Office 2010 och Office 2013, måste du klicka på den Filen fliken och sedan Info och du kommer att se en knapp som heter Automatiska Svar (frånvarande).
I Office 2007 och tidigare, klicka på den för närvarande är jag Out of Office – knappen och skriv in meddelandet i AutoReply rutan.
Gå vidare och lägga det datum då du kommer att vara fram till och även sätta i en kontakt info i händelse av en nödsituation, etc. Om du klickar på OK, kommer alla att få detta budskap tills du kommer tillbaka till dialogrutan och ändra det för att jag är för närvarande på kontoret.
Du kan också lägga till regler för inkommande meddelanden medan du är på kontoret genom att klicka på Lägg till Regel. Detta är användbart om du vill utföra vissa åtgärder på e-postmeddelanden som kommer från olika personer. Till exempel, om du får ett e-postmeddelande från en kund, kanske du vill vidarebefordra den till telefonen eller svara med en annan e-postmall än den som används för internt anställda. Om du inte vet hur man använder regler, läs mitt tidigare inlägg om hur man kan skapa regler i Outlook.
I Outlook 2010 och 2013, det är lite olika. När du klickar på auto-Svar, kommer du få en popup-dialogruta som visas nedan.
Välj Skicka automatiska svar – knappen och kontrollera sedan skicka Endast under detta tidsintervall rutan om du vet den exakta datum du ska vara borta. Om du lämnar det därhän, det kommer helt enkelt lämna den automatiska svar på tills du manuellt komma och välja att inte skicka automatiska svar.
Vad som också är cool om denna version är att du kan ha en separat auto svar setup för människor inom och utanför din organisation. Igen, som med tidigare versioner av Office, klickar du på Regler om du vill lägga till undantag från de auto svar.
Frånvaromeddelande w/o-Utbyte
Så det är bra om du har Outlook med Exchange, men vad händer om du inte har tillgång till Office-Assistenten eller Automatiska Svar? Jo det finns ett sätt du kan följa av office-assistenten genom att skapa ett automatiskt svar regel tillsammans med en av office-mall. Här är stegen nedan.
Steg 1: skapa Först ett nytt meddelande i Outlook som om du ska skriva någon ett e-post. Placera inte något på TILL eller kopia lådor. Skriv in din bort e-postmeddelandet och sätta i ett ämne också.
Klicka på Microsoft Office-knappen eller på Arkiv – fliken i nyare versioner av Office och välj Spara Som. I den Spara som typ kombinationsrutan välj Outlook-Mall. Skriv ett namn såsom Kontor Svara i filnamn i rutan och klicka på Spara.
Steg 2: Nu är allt vi behöver göra är att skapa en regel och berätta för Outlook för att använda den nya e-postmall som vi precis skapade. För Office 2007 klickar du på Verktyg – menyn och gå till Regler och Aviseringar.
I Office 2010 och 2013, klicka på Hem – fliken, klicka på Regler och klicka sedan på Hantera Regler Och Aviseringar.
Klicka på Ny Regel enligt E-Regler för att skapa en ny Outlook-regel.
Under avsnittet Börja med en tom regel, gå vidare och klicka på Kontrollera meddelanden när de anländer i äldre versioner av Office eller Tillämpa regeln på meddelanden som jag fåtte i nyare versioner av Office, och klicka sedan på Nästa.
Nästa du måste välja vilket av villkoren, om någon, som du vill kontrollera. För out of office auto svar, men jag brukar inte kolla någonting, eftersom jag vill att det ska gälla för alla e-post som jag får.
Klicka på Nästa och klicka sedan på Åtgärder, markera rutan som säger “Svara med en specifik mall” och sedan i den andra textrutan längst ned, klicka på länken som säger att en specifik tempsent.
Nu väljer du den mall som du har skapat tidigare från listan över mallar. Om du inte ser din mall, klicka på Utseende I kombinationsrutan och välja att Använda Mallar i filsystemet.
Klicka på Öppna och klicka sedan på Slutför. Nu när du får ett nytt e-postmeddelande, ett automatiskt svar kommer att skickas med hjälp av ditt automatiska svar mall. Outlook kommer ihåg vem det skickas också och kommer bara att skicka det en gång till varje e-postadress.
För att stänga av den, du måste gå tillbaka till Regler och Aviseringar och avmarkera kryssrutan bredvid regeln. Också, du måste se till att Outlook är öppen på din dator innan du lämnar för att skicka auto-svar! Om du har några frågor, tveka inte att lämna en kommentar. Njut!