Gaat uit van de office-snel en behoefte om een setup van Office –, Weg of Vakantie bericht in Outlook? Je zou denken dat het zou super makkelijk, maar helaas is het niet! Er zijn eigenlijk twee manieren van het creëren van een automatisch antwoord en hangt het ervan af of Outlook is stand-alone of met behulp van Microsoft Exchange.
Als je in een zakelijke omgeving en Outlook is verbonden met MS Exchange, het instellen van een out of office bericht is eigenlijk heel eenvoudig. Ga door met de methode die eerste en dan gaan we bespreken hoe om het te doen als u niet met Exchange.
Out of Office Bericht w Exchange
In Office 2007 en eerder: ga naar Tools en klik op Out of Office-Assistent. Let wel op dat dit er automatisch in Outlook 2003 en Outlook 2007 wanneer u Exchange. Als u de optie niet ziet, bent u niet met Exchange.
In Office 2010 en Office 2013, klikt u op de Bestand tabblad en vervolgens Info en zie je een knop met de naam van Automatische Antwoorden (bij afwezigheid).
In Office 2007 en eerder, klik dan op de ik ben momenteel Uit van de Office – radio-knop en typ het bericht in de AutoReply vak.
Ga je gang en zet de datum in waarop u zal worden tot en ook in elk contact info in het geval er sprake is van een noodsituatie, enz. Als u op OK klikt, krijgt iedereen dit bericht tot u terug te keren naar deze dialoog en het te veranderen ik ben momenteel in het kantoor.
U kunt ook regels voor binnenkomende berichten terwijl u niet op kantoor door te klikken op Regel Toevoegen. Dit is handig als u wilt voor het uitvoeren van bepaalde acties op e-mails afkomstig van verschillende mensen. Bijvoorbeeld, als je een email krijgt van een klant, u wilt doorsturen naar uw telefoon of antwoorden met een ander e-sjabloon dan gebruikt voor interne medewerkers. Als je niet weet hoe het te gebruiken regels, lees mijn vorige post over het maken van Outlook-regels.
In Outlook 2010 en 2013, het is een beetje anders. Wanneer u klikt op Automatisch Antwoorden, je krijgt een pop-up venster zoals hieronder wordt weergegeven.
Selecteer de automatische antwoorden Verzenden knop en schakel vervolgens het selectievakje Alleen tijdens dit tijdsbereik verzenden vak als u weet dat de exacte data zal worden gegaan. Als u deze niet aangevinkt, zal het verlaten van de automatische reply op totdat u ze handmatig te komen en selecteer geen automatische antwoorden verzenden.
Wat ook cool aan deze versie is dat je kunt hebben een aparte auto-reply instellen voor mensen binnen en mensen buiten uw organisatie. Opnieuw, net als bij de eerdere versies van Office, klikt u op Regels als u wilt om uitzonderingen toe te voegen aan het automatische antwoord in.
Out of Office Bericht w/o Exchange
Dus dit is geweldig als u Outlook met Exchange, maar wat als je geen toegang hebt tot – Out van de Office-Assistent of Automatische Antwoorden? Wel, er is een manier waarop je kunt EMULEREN van de out-of-office-assistent door het creëren van een automatische antwoord-regel samen met een out of office sjabloon. Hier zijn de stappen hieronder.
Stap 1: maak Eerst een nieuw bericht in Outlook als je gaat om te schrijven, iemand een e-mail. Zet niets in de vakken AAN of CC. Typ uw e-mail bericht en zet in een onderwerp ook.
Klik op de Microsoft Office-knop of op de Bestand tabblad in nieuwere versies van Office en kies Opslaan Als. In de Opslaan als type keuzelijst met invoervak selecteert u Outlook-Sjabloon. Typ een naam zoals Out of Office Reply in de bestandsnaam vak en klik op Opslaan.
Stap 2: wat we Nu nog moeten doen is een regel maken en vertellen Outlook gebruik van de nieuwe e-mail template die we zojuist gemaakt hebben. Voor Office 2007, klik op het Tools – menu en ga naar Regels en Waarschuwingen.
In Office 2010 en 2013, klik op de Home tabblad, klik vervolgens op Regels en klik vervolgens op Regels Beheren En Waarschuwingen.
Klik op Nieuwe Regel onder de E-Regels voor het maken van een nieuw Outlook-regel.
Onder de sectie Beginnen met een lege regel, ga je gang en klik op berichten Controleren als deze aankomen in oudere versies van Office of regel Toepassen op berichten die ik receive in nieuwere versies van Office en klik vervolgens op Volgende.
Vervolgens zult u moeten kiezen welke omstandigheden, indien van toepassing, u wilt controleren. De out of office automatische antwoorden, ik normaal gesproken niet of alles daar wil ik voor elke e-mail die ik ontvangen.
Klik op Volgende en klik onder Acties ophet vakje dat zegt “beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon” en vervolgens in het tweede tekstvak onderaan, klik op de link die zegt dat een bepaalde templaat.
Nu selecteert u de sjabloon die u eerder hebt gemaakt in de lijst van sjablonen. Als u uw sjabloon niet, klik op de Zoeken In de keuzelijst en kies het Gebruik van Templates in het Bestand Systeem.
Klik op Openen en klik vervolgens op Voltooien. Nu wanneer u een nieuwe e-mail, een automatische reactie zal worden verzonden met behulp van uw automatische antwoord in sjabloon. Outlook onthoudt wie stuurt de berichten en stuurt slechts eenmaal op elke e-mailadres.
Om deze uit te schakelen, moet je om terug te gaan naar Regels en Waarschuwingen en verwijdert u het vinkje naast de regel. Ook moet je ervoor zorgen dat Outlook wordt geopend op uw computer voordat u vertrekt, om voor het verzenden van de automatische antwoorden! Als u vragen hebt, voel je vrij een reactie achter te laten. Genieten!