La ricerca attraverso e-mail di Outlook in grado di dimostrare di essere un compito difficile se si è qualcuno, come me, con più file PST e decine di migliaia di messaggi di posta elettronica nel corso di decenni. La maggior parte di ambienti aziendali, utilizzare Outlook per la posta elettronica e molte persone finiscono per avere di business e di e-mail personali memorizzati in Outlook.
Nelle versioni precedenti di Outlook, è necessario di terze parti add-on come Xobni per la ricerca la tua e-mail rapidamente. Per fortuna, a partire da Office 2010, Microsoft ha realizzato un utile funzione di ricerca che effettivamente funziona e ti permette di trovare rapidamente messaggi di posta elettronica utilizzando una varietà di filtri. È possibile cercare il testo, gli indirizzi, gli allegati, i mittenti, ecc e si può filtrare per data, dimensione, l’oggetto, l’importanza e di più.
In questo articolo, ho intenzione di mostrare come fare in modo che tutti i vostri messaggi di posta elettronica vengono indicizzate da Windows e quindi come eseguire diversi tipi di ricerca a seconda di che cosa si sta cercando.
Si noti che questo articolo si presuppone che si sta lavorando su Office 2010, 2013 o il 2016 tali versioni sono i migliori per la ricerca.
Attivare L’Indicizzazione
Prima di poter eseguire un fulmine veloce ricerca in Outlook, è necessario assicurarsi che tutti i vostri messaggi di posta elettronica sono stati indicizzati. Per verificare questo, andare avanti e fare clic nella casella di ricerca nella parte superiore della tua casella di posta elettronica.
Quando si fa clic nella casella di ricerca, vedrete gli Strumenti di Ricerca , viene visualizzata la scheda della barra multifunzione. All’estrema destra, fare clic su Strumenti di Ricerca e quindi fare clic su Opzioni di Ricerca.
Al di sotto di Fonti, fare clic su Opzioni di Indicizzazione pulsante.
Questo vi porterà a Windows Opzioni di Indicizzazione schermata in cui è possibile scegliere i diversi luoghi che si desidera indicizzare. Se non vedi Microsoft Outlook nell’elenco, è necessario fare clic su Modificare pulsante.
Andare avanti, di controllo di Microsoft Outlook e quindi fare clic su OK.
Windows inizia a indicizzare i messaggi immediatamente e si può verificare quando si è fatto clic su Indice di Stato sotto Strumenti di Ricerca, come mostrato sopra.
Verrà visualizzato un messaggio che indica il numero di elementi che sono di sinistra per essere indicizzati e, una volta completato, dico che Outlook ha finito di indicizzazione di tutti i tuoi articoli. Ora impariamo come ricerca in Outlook.
L’esecuzione di Ricerche in Outlook
Per iniziare la ricerca in Outlook, fare clic su posta in Arrivo o fare clic su una cartella specifica. Se si fa clic su posta in Arrivo, si noterà che la casella di Ricerca Corrente Postale indicato. È possibile fare clic sul piccolo a tendina a destra e scegliere altre opzioni, come la Corrente di Cartelle, Sottocartellee Tutti gli Elementi di Outlook.
Quando si fa clic su casella di Posta, cassetta Postale Corrente è selezionata automaticamente. Questa sarà la ricerca di tutti i messaggi nella cassetta postale intera compreso tutto sotto posta in Arrivo, posta Inviata, posta Eliminata, posta in Uscita, etc. Se si fa clic su una cartella specifica, la casella di ricerca di default la Cartella Corrente, che ricerca solo l’e-mail in quella cartella non comprese le sottocartelle.
Se si dispone di una cartella che ha delle sotto-cartelle, assicurarsi di selezionare le Sottocartelle dal menu a discesa per cercare solo sotto-cartelle.
Ora che abbiamo capito che, impariamo come eseguire vari tipi di ricerche in Outlook. Ci sono due modi per andare su di esso: utilizzando il motore di Ricerca nastro o utilizzando il motore di ricerca sintassi della query. Come si può essere in grado di dire, la seconda opzione è più tecnico, ma ti permette di creare alcune ricerche complesse.
Utilizzare gli Strumenti di Ricerca in Outlook
Cominciamo con il metodo più semplice che funziona bene per la maggior parte delle persone. Fare clic nella casella di ricerca una volta che avete scelto la posta in Arrivo o in una cartella e quindi fare clic su Strumenti di Ricerca nella barra multifunzione. Diamo un’occhiata a tutte le diverse opzioni.
All’estrema sinistra c’è il campo di applicazione, che è la stessa casella a discesa che ho citato sopra. La prossima è Risultati, che non sarà attivo fino a quando si esegue una ricerca. Per impostazione predefinita, Outlook mostra solo i più recenti elementi che soddisfano una ricerca e non può mostrare a tutti i risultati. È possibile scegliere di Includere i Risultati più Vecchi per visualizzare tutti i risultati o scorrere verso il basso i risultati della ricerca e scegli Mostra dettagli.
Affinare cui possiamo davvero il drill down e trovare esattamente quello che stiamo cercando. In primo luogo, come possiamo fare la ricerca per il testo esatto in Outlook? Diciamo che si desidera trovare tutte le e-mail con il SSN o con una parola specifica. In questi casi, è sufficiente utilizzare i doppi apici.
In precedenza, ho cercato la parola di sherlock , mettendolo all’interno di virgolette. Se la parola è nella riga dell’oggetto, che verrà evidenziata in giallo. Quando si fa clic su uno qualsiasi dei messaggi di posta elettronica, potrete anche vedere la parola evidenziata per voi, che è conveniente.
Questo è uno dei più comuni tipi di ricerca. Un’altra ricerca è a cura del mittente. Questo è veramente facile da fare in Outlook. Basta fare clic sul Dal pulsante della barra multifunzione e iniziare a digitare il nome della persona o l’indirizzo email.
Se si desidera aggiungere più criteri di ricerca, come a vedere solo i messaggi da un determinato mittente che ha allegati, è sufficiente fare clic su Allegati pulsante.
È possibile continuare ad aggiungere più filtri per ridurre il risultato serie di e-mail. La maggior parte delle altre opzioni sono abbastanza auto-esplicativo, come non letti, Bandiera, Importanti, etc. Se si desidera effettuare la ricerca per data, è possibile fare clic su Questa Settimana, e si otterrà un paio di opzioni, come questa Settimana, Questo Mese, Quest’Anno, ecc, ma che su di esso.
Se si desidera effettuare la ricerca per data o per fare qualcosa di simile, troverete una miriade di messaggi di posta elettronica in Outlook, è necessario utilizzare l’opzione ricerca Avanzata o la sintassi della query. Iniziamo con la ricerca Avanzata. Per utilizzarlo, è necessario fare clic su Strumenti di Ricerca e scegliere ricerca Avanzata.
Nota che questa ricerca la ricerca solo la cartella corrente è selezionata per impostazione predefinita. Se si desidera cercare tutto, è necessario fare clic su Sfoglia pulsante in alto a destra.
Se si desidera cercare tutto, selezionare posta in Arrivo e quindi controllare che la Ricerca nelle sottocartelle finestra in fondo.
Ora sulla schermata di ricerca principale, potrete vedere il Tempo in fondo, ma ti dà solo le stesse opzioni a discesa nella barra multifunzione. Per fare una ricerca più avanzata, è necessario fare clic su Avanzate nella scheda.
Qui si deve costruire propri criteri di ricerca. Fare clic sul Campo,poi andare per i Campi Data/Ora e selezionare Ricevuto. Ora fare clic sulla Condizione e scorrere verso il basso fino a visualizzare altre opzioni come il su o dopo, o prima, e tra.
Se si sceglie tra, quindi è possibile digitare in date come 01/01/2005 e 12/31/2005 e quindi fare clic su Aggiungi all’Elenco. Qui è che cosa la mia ricerca sembra.
Si noti che è possibile continuare ad aggiungere ulteriori criteri per l’elenco in ordine per restringere i risultati. Nel mio esempio di cui sopra, sto solo andando a ottenere tutte le e-mail in che intervallo di date, che sarà probabilmente troppi.
Se si desidera trovare il più antico di posta elettronica in Outlook, scegliere la prima o la condizione e poi basta digitare la data che pensi è abbastanza vecchio.
Regolare la data, a seconda di quante e-mail che si ottiene. Dovrebbe essere abbastanza facile trovare la più antica e-mail nel vostro intero file di Outlook utilizzando questa ricerca.
Un altro popolare di ricerca è quello di cercare il più grande e-mail in file PST. Per fare questo, fare clic su Ulteriori Scelte scheda Avanzate Trovare e vedrete l’opzione per la dimensione a fondo. Scegliere maggiore e quindi digitare un valore in kilobyte. Se si desidera trovare e-mail di dimensioni superiori a 5 MB, per esempio, si potrebbe digitare 5000.
Queste sono solo alcune delle ricerche che è possibile eseguire utilizzando la ricerca Avanzata. Inoltre, è possibile digitare tutto questo nella casella di ricerca utilizzando la sintassi di ricerca e ottenere gli stessi risultati. Per esempio, posso semplicemente scrivere in messagesize:>5MB e ottenere gli stessi risultati.
Non voglio passare attraverso tutte le varie opzioni di ricerca, in questo post, in quanto Microsoft ha una pagina che elenca tutte le diverse opzioni della sintassi di ricerca. Speriamo che, utilizzando gli strumenti di cui sopra, si sarà in grado di trovare l’e-mail che si sta cercando. Enjoy!