Hoe verwijzen naar de Tekst van Andere Documenten in Microsoft Word

0
2802

Waarschijnlijk hebt u de tekst die u typt vaak in uw Word-documenten, zoals adressen. In plaats van het overtypen van deze tekst elke keer dat je het nodig hebt, kunt u deze gemeenschappelijke tekst in een Word-document en een verwijzing naar dit in andere documenten–het zal automatisch worden bijgewerkt in al uw documenten als u deze wijzigt.

Zeggen dat je wilt zet je mailadres in de voettekst van uw documenten, maar het adres is gewijzigd van tijd tot tijd. U kunt het adres opslaan in een aparte, gemeenschappelijke Word-document en het gebruik van een veld in het rapport te trekken van de tekst van het gemeenschappelijk document en bij te werken wanneer het verandert. Wij laten u zien hoe om dit te doen.

GERELATEERDE ARTIKELENNavigeren door Lange Documenten in Word-Bladwijzers Gebruiken
Als u werken met lange documenten in Word en liever niet met Master Documenten of afzonderlijke bestanden, kunt u de… [Lees het Artikel]het Inschakelen en Uitschakelen van Arcering Veld in Word
Velden in Word zijn stukjes code die van zijn tijdelijke aanduidingen voor gegevens die wijzigen. Wanneer u bijvoorbeeld een pagina invoegen… [Lees het Artikel]

Om te beginnen maak een nieuw Word-document zal dienen als een archief voor het adres dat u wilt invoegen in Word-documenten. Opslaan op een plaats die toegankelijk zijn door andere documenten. Bijvoorbeeld, bespaar niet op een netwerk schijf waarop u niet altijd toegang tot hebben.

We gaan bladwijzers gebruiken om te verwijzen naar het adres dat in ons gemeenschappelijk document. Typ de string van de tekst die u wilt invoegen in andere documenten (in ons geval, het adres). Een bladwijzer maken door te wijzen op de naam en ga naar ‘Invoegen’ > ‘ Bladwijzer en het geven van een naam, zoals “Adres”. Zie onze gids bladwijzers in Word voor informatie over het maken van hen.

Merk op dat de namen van bladwijzers niet alle ruimtes. We raden u aan de naam van de bladwijzer boven elk item in de gemeenschappelijke informatie-bestand, zodat u gemakkelijk weten die naam te gebruiken voor het item. Dit is vooral handig als u van plan bent om veel herbruikbare artikelen in dit gemeenschappelijk document. In ons voorbeeld, voegden we ons adres aan de gemeenschappelijke informatie-document en zet de naam van de bladwijzer, “Adres”, boven het item.

GERELATEERD ARTIKELover het Toevoegen van een Koptekst of Voettekst aan een Word-Document
Kop-en voetteksten zijn handig voor het toevoegen van dingen zoals paginanummers, datums, namen en disclaimers aan documenten. Word… [Lees Het Artikel]

Zodra u heeft het item toegevoegd aan uw gewone document, kunt u het opslaan en sluiten. Open het document dat u wilt invoegen het adres en plaats de cursor waar u wilt dat de tekst te gaan. Voor ons voorbeeld gaan we voor het toevoegen van een voettekst en voeg het adres.

We gaan gebruik maken van het veld INCLUDETEXT-code om te verwijzen naar de bladwijzer die we gemaakt in het gemeenschappelijk document. Om dit te doen, druk op “Ctrl + F9” in te voegen tussen de haakjes voor het gebied code.

OPMERKING: U kan niet alleen het type normale haakjes om de veld codes. U moet gebruik “Ctrl + F9” voor het invoegen van de juiste soort van beugels.

De cursor wordt automatisch geplaatst tussen de haakjes. Typ de volgende tekst tussen de haakjes, het vervangen van de “<pad naar het bestand>” met de absolute volledige pad naar het gemeenschappelijke Woord met de naam die u wilt invoegen. Vervang “<naam van de bladwijzer>” met de naam van de bladwijzer die u hebt toegewezen aan het item in het gemeenschappelijk document.

INCLUDETEXT “<pad naar het bestand>” <naam van de bladwijzer>

Bijvoorbeeld, we getypte de volgende in tussen het veld code haken:

INCLUDETEXT “C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx” Adres

OPMERKING: U moet gebruik maken van dubbele backslashes in de weg, zoals wij gedaan hebben. Ook, zorg ervoor dat u gebruik maken van rechte aanhalingstekens, niet gekrulde aanhalingstekens, bij het typen van het bovenstaande code in het veld.

Pak het adres van het gemeenschappelijk document en plaatst u deze in het veld code die u zojuist hebt ingevoerd, klik met de rechtermuisknop op de veldcode en selecteer “Veld Bijwerken” uit het popup menu.

Het adres wordt weergegeven in het document. Haakjes geven nog steeds rond het adres als u hebben de “Toon bladwijzers” – optie in. Nogmaals, zie ons artikel over bladwijzers om te leren hoe je deze optie uit te schakelen. Ook in het veld code zou kunnen worden gearceerd. Echter, ook kunt u dit uitschakelen.

Als u wilt wijzigen van het veld code, kunt u weer opnieuw de code in plaats van het resultaat. Om dit te doen, klik met de rechtermuisknop op de betreffende item en selecteert u “opschakelen tussen Veld Codes” van het popup menu. De tekst die u hebt getypt in het veld code verschijnt weer en u kunt bewerken. Gewoon een update voor het veld voor het weergeven van het nieuwe resultaat.

Zodra u hebt gemaakt je gemeenschappelijk document kunt u gebruiken voor het opslaan van andere items die u vaak in uw Word-documenten. Gewoon gebruik maken van een aparte INCLUDETEXT-veld in uw Word-documenten voor elk stukje informatie dat u wilt om het automatisch invoegen van uw gemeenschappelijk document.